Tính năng kỳ diệu của Mail Merge trong bộ Microsoft Office giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo ở phần định dạng số trong Mail Merge. Nếu bạn dùng Macbook thì Mail Merge tự lấy đúng định dạng trong Excel, còn Windows thì bạn phải tự thêm định dạng cho Mail Merge. Mình sẽ hướng dẫn cách làm và ví dụ dễ hiểu nhất, bắt dầu thôi!
Tham khảo thêm
Cách định dạng số trong Mail Merge
Bước 1: Bạn nhấp chuột phải vào dữ liệu đã chèn và chọn Toggle Field Codes. Hoặc dùng phím tắt như sau:
- Windows: Nhấp chuột trái vào dữ liệu đã chèn rồi nhấn Shift F9.
- macOS: Nhấp chuột trái vào dữ liệu đã chèn rồi nhấn Fn Shift F9.
Bước 2: Bạn sẽ thấy code có dạng {MERGEFIELD Tên_cột}. Bây giờ bạn sẽ chèn thêm một đoạn công thức ở phía trước dấu } để thêm định dạng cho Mail Merge. Để mình ví dụ cho bạn dễ hiểu nha, trong Excel mình đang có dữ liệu thế này.
| Ngày tháng năm | Số | Phần trăm nhân 100 | Phần trăm |
|---|---|---|---|
| 14/02/2021 | 500000.789 | 96.69 | 0.9669 |
Bây giờ mình chèn dữ liệu Số vào và muốn nó có định dạng hàng nghìn, làm tròn bỏ số thập phân thành 500,001. Mình sẽ chèn thêm công thức vào {MERGEFIELD Số} thành {MERGEFIELD Số \# #,##0}.
Cách định dạng số trong Mail Merge chỉ đơn giản như thế. Tùy loại dữ liệu (ngày tháng, số, tiền, phần trăm…) mà bạn sẽ chọn công thức khác nhau. Bảng công thức mình đã soạn sẵn bên dưới cho bạn, mình soạn theo các loại dữ liệu phổ biến ở Việt Nam nha.
Bảng công thức định dạng số Mail Merge
Áp dụng bảng công thức trên vào ví dụ của mình, chúng ta sẽ mở Toggle Field Codes ra và chèn công thức vào như hình này.
Đối với Số phần trăm (chưa nhân 100 trong Excel) tức là giá trị trong Excel ở dạng bé hơn 1 (Ví dụ: 0.55) thì bạn gõ thêm công thức có phép tính nhân 100 như trên bảng. Thay Phần_trăm là tên cột phần trăm của bạn.
Nhưng cách này thì tùy nhân phẩm. Khá nhiều người làm đúng nhưng vẫn bị lỗi Syntax Error (trong đó có mình). Nếu bạn cũng gặp lỗi thì chỉ có cách sửa trên Excel nhân 100 sẵn rồi quay lại Mail Merge dùng công thức Số phần trăm (đã nhân 100 trong Excel) thôi.
Cách giữ định dạng của Excel trong Mail Merge
Sử dụng Confirm Data Source
Theo thông tin hướng dẫn của Microsoft và một số nguồn khác mình tìm hiểu trên mạng, để giữ nguyên định dạng của Excel trong Mail Merge thì ở bước Confirm Data Source (Xác nhận nguồn dữ liệu) bạn tích vào Show all (Hiện tất cả) rồi chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls).
Nhưng không phải ai cũng thành công với cách này. Mình đã thử trên máy của bạn mình và cứ bị treo đơ máy. Cách này cũng tùy nhân phẩm. ^_^
Đối với Office trên Macbook mọi việc trở nên dễ dàng hơn, mặc định nó đã giữ nguyên định dạng từ Excel trong Mail Merge luôn rồi.
Sử dụng thủ thuật thêm dòng text dưới tiêu đề
Đây là cách của một bạn đã chia sẻ bên dưới bình luận của bài viết này. Nói ngắn gọn là làm cho Word hiểu rằng cột đó là văn bản chứ không phải số, và như thế nó sẽ lấy đúng định dạng số mà bạn đã chỉnh trong Excel.
Cách làm đó là bạn chèn một dòng trống bên dưới dòng tiêu đề (thường là dòng số 2), sau đó bạn điền thông tin ảo cho dòng đó, tất cả đều text hết nhé.
Lời kết
Office có nhiều phiên bản (2003, 2007, 2010, 2016, 2019…) và nó lại còn trên hệ điều hành khác nhau (Windows, macOS) nên không ai chắc chắn được phiên bản nào sẽ sử dụng Excel Worksheets via DDE (*.xls) và phép tính trong Toggle Field Codes để định dạng số trong Mail Merge thành công hay không. Các công thức còn lại thì đảm bảo thành công 100% vì nó ở dạng đơn giản.
Hãy để lại bình luận của bạn bên dưới bài viết, chúc bạn thành công!
Cảm ơn bạn. Bài viết rất hay và hữu ích. Mong được kết bạn với bạn qua trang cá nhân
Cảm ơn Thể, mình ít sử dụng trang cá nhân lắm.
cám ơn vì bài viết của bạn rất hay, nhưng mình chưa thấy định dạng hệ số
MÌnh định dạng hệ số như thế nào ạ
ví dụ nhân viên có hệ số lương 4.98, khi mình lên mail merge thì nó lại ra vầy nè: 4,6500000000000004
Nó sẽ giống định dạng số thập phân đó Nhi, mã là
\# #,##0.000mình năm nào cũng chộn mà lần nào cũng mắc đó là phân cách hàng nghìn. và làm tròn số thập phân ở sau dấu phẩy 2 chữ số. mà làm mãi ko dc. dùng mọi hướng dẫn cũng ko được ý. bạn giúp mình dc ko ạ
Hướng dẫn thì bài viết có có nội dung và video rồi đó Hồng, ngoài ra bạn xem vài bình luận gần đây cũng có idea hay dễ hơn.
mình muốn hiển thị dữ liệu theo dạng 100.000đ nhưng khi thêm \# #,##0 thì nó hiển thị 100000,0đ.
Hướng dẫn giúp mình cách hiển thị định dạng số được không ạ
Cảm ơn ad nhiều
Mình hướng dẫn trên bài viết rồi nên nếu bạn không giống bài viết được thì bạn thử format sẵn trên Excel đi. Cũng trong Excel, bạn chèn 1 dòng ngay dưới tên các cột, nội dung bạn điền cái gì đó cũng được miễn nó là text hết. Trên Mail Merge bạn không cần định dạng gì thêm.
Cảm ơn bạn! Cảm ơn bài viết rất nhiều, các đây vài năm mình làm được, giờ gặp chuyện quên, không nớ làm cách nào, làm lại mất 2 ngày làm không ra. Tìm muốn banh google sau đó tớn chát GPT vẫn không được. rất mai gặp được bài viết, mình làm 1 lần được liền.
Tốt quá rồi!
bạn ơi chỉ cách mình mail merge giữa 2 file word và exel trên Mac được không. Mình làm trên win thì được mà qua Mac thì chịu luôn
Trong bài viết có cái video á My, mình hướng dẫn bằng Mac á. My xem video nha.
Những thông tin vô cùng hữu ích về cách định dạng số trong Mail Merge , cảm ơn bác Hiếu đã chia sẻ!
Cách nhanh nhất và đơn giản nhất, chính xác nhất để hiển thị đúng tất cả các định dạng Ngày và số từ Excell sang Word khi Merge là tạo được 1 ô Text bất kỳ trong cột bằng cách tạo chữ hoặc đánh dấu nháy đơn trong ô số để chuyển định dạng số sang Text mà vẫn áp dụng công thức được. Áo dụng nguyên tắc trên, ta chỉ cần tạo thêm 1 hàng số thứ tự của cột ngay dưới hàng nhãn tên trong Excell, các số thứ tự của cột ta đánh dấu nháy đơn phía trước để chuyển sang định dạng Text => Như vậy xem nhu trong tất cả các cột đều đã có ít nhất 1 ô định dạng Text thì tất cả các số khi hiển thị qua Merge vào Word đều auto đúng chính xác, số nào có dấu chấm phân cách hàng nghì, số nào có bao nhiêu số thập phân sau dấu phẩy đều không sai khác. Cách này đơn giản và nhanh hơn cách đổi mã Code trong các trường Merge.
Hi Nguyên, cách của bạn hữu ích trong trường hợp file Excel đó không dùng để tính toán các con số. Đây cũng là một giải pháp hay cho những bạn phải Mail Merge gấp rút nhưng chưa làm quen được với cách trên bài viết. Rất cảm ơn đóng góp của Nguyên.
Ban đầu mình cũng nghĩ vậy, chỉ đúng với các số liệu nhập tay, tuy nhiên mình đã thử và tính toán thoải mái như bảng tính bình thường và tất cả đều vẫn thể hiện đúng. Theo cách đánh số thứ tự cho tất cả các cột của bảng tính nhu trên thì bao trùm toàn bộ bảng tính số liệu của toàn cả bảng nên ko còn phải quan tâm đến bất kỳ định dạng nào của các ô thành viên trong bảng đó nữa. Kiểu như áo mưa trùm toàn bộ bên ngoài vậy. Ko tin bạn có thể áp dụng thử cho các ô có công thức và các loại định dạng bất kỳ ak. Mình cũng chỉ vừa phát hiện ra nguyên tắc này và áp dụng thành công, mất mấy năm mày mò lúc được lúc ko, ko được như ý. Nay tìm được mừng quá nên muốn chia sẻ cho nhiều bạn lúng túng bị lỗi như mình nên nhờ admin chia sẻ rộng rãi hộ để giúp những người khác lúc gặp khó. Cảm ơn admin nhiều nhiều!
Mình đã áp dụng thử rồi, với cách trên thì ko cần phải quan tâm đến bất kỳ định dạng nào và vẫn tính toán thoải mái như bình thường. Bạn áp dụng thử đi ak!
Với phương pháp chèn thêm 1 dòng số thứ tự của tất cả các cột với dạng Text nhờ đánh dấu nháy đơn phía trước số thứ tự của cột ngay dưới dòng nhãn tên thì bất kỳ định dạng hay công thức nào của các ô bên dưới đều sẽ được tính toán và hiển thị đúng như trong hiển thị của các ô Excell thành viên trong bảng. Nếu bạn thử áp dụng thành công thì nhờ admin chia sẻ hộ cách này giúp để nhiều người được biết và đỡ vất vả. Cám ơn admin nhiều!
Nếu như vậy thì quá tuyệt vời luôn đó Nguyên, mình sẽ test cách của bạn bổ sung vào bài viết cho mọi người có thêm hướng xử lý Mail Merge.
Rất cảm ơn chia sẻ nhiệt tình của Nguyên. Với các bài viết khác nếu Nguyên có kiến thức gì muốn chia sẻ thì cứ tự nhiên để lại bình luận nha.
Mình đã tách bình luận của Nguyên sang một topic bình luận mới. Nếu Nguyên có trả lời thì hãy trả lời trong topic bình luận của Nguyên để mọi người đọc được liền mạch nha, đừng trả lời vào bình luận của người khác vì tất cả bình luận của Nguyên sẽ nằm lung tung.
chào bạn, bạn có thể giúp mình rõ hơn chỗ tạo dòng dưới dòng nhãn tên (đánh số TT?) được k ạ, mình insert thông thường thì bị lỗi chỗ 4 số thập phân, trường chữ ok, còn dùng DDE Link thì các trường số OK hết nhưng các trường chữ thì bị bể font hết ạ.
Ngay bên dưới dòng tiêu đề, thì dòng dữ liệu đầu tiên bạn cho nó là chữ hết bằng cách điền dấu nháy phía trước.
mình làm số cccd nó k có hiện, chỉ hiện mỗi số 0 thôi, Nhũng số bắt đầu bằng số 0 nó sẽ bị vậy. làm s để khắc phục ạ
Mình nghĩ là bạn nên chọn trường đó với định dạng là text thay vì số.
chỉ dùm mình cách sửa lỗi khi chèn ngày tháng năm trong mail merge lại hiển thị : 2:00:00 AM với nhé. cảm ơn bạn
Mình muốn định dạng số thập phân mà ô thì được ô thì ko được, mặc dù đã nhập đúng công thức, còn có lý do gì để bị sai như vậy không nhỉ?
Chào Dung, vậy kiểm tra lại trong file Excel xem các cột có đúng định dạng số không. Ngoài ra thì bạn xem ô nào định dạng thành công thì hãy copy code qua rồi thay tên lại.
Hiện em không thể chỉnh % trong excel qua merge ko biết tại sao ạ
Chào Như, em nên tạo một cột trong excel và nhân tỷ lệ đó cho 100, sau đó trong Mail Merge em hãy lấy cột đã nhân 100 thì sẽ dễ làm cho em hơn nhé!
Định dạng chỗ chứng minh thư đang là định dạng giờ thì chuyển bằng cách nào ạ?
Bạn chọn định dạng số thường không có thập phân nha.
Khi mình trộn số điện thoại sang Word, bị mất sô 0 đầu tiên. Giúp mình với. Cảm ơn bạn!
Trường hợp này đơn giản nhất là bạn điền sẵn số 0 vào trước chổ merge luôn.
cảm ơn bạn nhiều, đã cứu sống mình không phải thức khuya, mình bị kẹt đúng chỗ này
Hihi, tuyệt vời
bên file excel mình định dạng là TEXT nhưng khi trộn qua word thì dữ liệu trả về 0
Ừm, khi merge thì Word chỉ nhận value gốc, không nhận format đâu bạn nhé.
Mình dùng Mac và sử dụng mail merge trong hợp đồng lao động thì phần tiền lương lại hiển thị ######. Còn khi sử dụng mail merge trong phiếu lương nhân viên thì bị mất ký tự chữ cái ví dụ tên nhân viên: Nguyễn Văn A thì khi mail merge lại hiện ra Ng_ye_ V_n A. Bạn cho mình xin cách fix nhé. Cảm ơn Bạn.
Bạn dùng Office năm bao nhiêu? Nếu có thể bạn hãy nâng cấp lên các bản Office mới nhất. Mình nghĩ là bản Office của bạn thiếu hỗ trợ Unicode UTF8, mấy bản Office mới sẽ hỗ trợ.
Cảm ơn bạn, Mình đã thay đổi định dạng ngày trong excel và control panel rồi nhưng vẫn không được bạn à, Có cách nào khăccs phục được không, bạn xem lại giúp mình với nhé.
Cảm ơn bái viết cực kì hữu ích, mình đã định dạng được số rồi nhưng ngày tháng vẫn không được, mặc dù đã update field nhưng vẫn ko được, Admin có thể giải thích giúp mình được không, cảm ơn bạn nhiều
Chào Thu, bạn kiểm tra ngày tháng trong file Excel xem có đang đúng định dạng là ngày tháng không nha. Có khi nhìn thì thấy đúng nhưng thực chất là trùng hợp chứ nó chưa phải là định dạng ngày tháng.
Cảm ơn Admin đã phản hồi tin nhắn, trên file excel mình set định dạng ngày bằng cách nhấn chuột phải -> format cell -> custom chọn dd/mm/yyyy, nhưng khi gõ ngày tại ô cell thì phải gõ mm/dd/yyyy thì excel mới nhận đúng định dạng đã format dd/mm/yyyy. Như vậy không biết có điều gì không hợp lý hay không, Nhờ bạn xem giúp mình với nhé. Cảm ơn bạn rất nhiều.
Vậy Thu thử bỏ định dạng ngày trong Excel và đưa nó về định dạng ngày nguyên gốc của nó bằng cách định dạng bằng thanh công cụ của Excel thử xem nha.
Bài viết rất hữu ích, phải tu thêm nhân phẩm để thành công
Đúng rồi bạn ^_^
Chân thành cám ơn sâu sắc bài viết của bạn, nhờ bạn mà mình sống sót qua con deadline này.
Lỗi kiểu này mình không biết đường mò luôn.
Cám ơn bạn nhiều nhiều huhu
Chào Phụng, mình rất vui khi đọc bình luận của bạn. Nếu ai gặp trường hợp giống bạn thì hãy gửi bài viết này cho họ nhé.
Thank
Cảm ơn tác giả nhé. Bài viết của bạn dễ áp dụng, dễ chỉnh sửa lắm. Cảm ơn cống hiến của bạn nhiều h
Chào Thương, mình rất vui khi xem bình luận của bạn!
Mình chuyển chuyển dấu , sang ” ” trong phần ngăn giữ hàng triệu, nghìn…. thì làm thế nào bạn?
Hi Trang, trong công thức \# #,##0 bạn thay dấy phẩy thành dấu bạn muốn thử xem Trang
Không được bạn ạ. Nếu chuyển \# #,##0.000 thành \# # ##0.000 sẽ mất phần thập phân
Vậy bạn thử vào cài đặt Excel đổi phần dấu phẩy thành dấu bạn muốn (Google nha). rồi quay lại thử công thức nha Trang
Xem đến bài của anh thì em đã thông vấn đề này, cảm ơn anh ạ.
Anh thử xem có cách nào chèn định dạng thêm cả văn bản khi mail merge được không ạ.
Ví dụ định dạng thêm chữ Hà Nội vào trước kết quả mail merge với câu lệnh: “Hà Nội “&##,#0 nó sẽ hiển thị Hà Nội 55,50 chẳng hạn.
Chi cho cực vậy nè, em ghi thẳng chữ Hà Nội ở Word luôn không dễ hơn sao.
Tôi muốn định dạng giờ hiển thị là hh:mm nhưng làm mãi không được; nó cứ ra hh:mm:ss AM. Vui lòng hướng dẫn tôi với. Cảm ơn!
Bạn kiểm tra lại bài viết nhé. Mình mới cập nhật giờ trong bảng công thức
Khi gõ công thức xong bro phải làm thao tác: chuột phải -> cập nhật trường nữa.
Mình xem các trang khác nhưng chẳng hiểu, xem bài của bạn thì dễ hiểu, cảm ơn bài viết của bạn
Chào Vân, mình rất vui khi thấy bình luận của bạn
Mình chèn nhiều lần cùng 1 dữ liệu số thì có cách nào định dạng 1 chỗ và các dữ liệu giống với dữ liệu vừa định dạng tự động thay đổi theo ko nhỉ.
Bạn nên copy chổ mà bạn đã định dạng, rồi dán vào những chổ khác, thay vì chèn mới.