Mục lục
Để cá nhân hóa cho các hợp đồng và văn bản thì tính năng Mail Merge của Word là công cụ được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên các trường dữ liệu dạng số đôi lúc thể hiện không đúng định dạng mà chúng ta mong muốn. Lucid Gen đã soạn ra một bộ công thức 2024 để giúp bạn định dạng số trong Mail Merge đúng ý hơn, bên cạnh đó mình cũng hướng dẫn cách lấy theo định dạng số trên Excel.
Định dạng số trong Mail Merge cơ bản
Để can thiệp vào định dạng số của một trường thông tin đang hiển thị trên Mail Merge thì chúng ta phải xem ở chế độ Field Codes. Bạn hãy làm quen với các bước cơ bản này trước nhé.
Bước 1: Nhấp chuột phải vào trường thông tin và chọn Toggle Field Codes. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt bằng cách nhấp chuột trái vào trường thông tin và nhấn tổ hợp phím Shift F9.
Bước 2: Chế độ Field Codes mặc định sẽ là {MERGEFIELD field_name}, để thêm định dạng số cho trường thông tin đó thì chúng ta cần thêm một mã định dạng vào phía sau field_name. Ví dụ cụ thể hơn, mình sẽ có một file Excel có tên cột như sau.
| Date | Number | Percent x 100 | Percent |
|---|---|---|---|
| 14/02/2021 | 500000.789 | 96.69 | 0.9669 |
Trên Mail Merge, để định dạng số cho 500000.789 thành 500,001 thì mình sẻ sửa Field Codes thành {MERGEFIELD field_name \# #,##0}.
Như vậy chúng ta đã biết cách thay đổi định dạng số trong Mail Merge cơ bản. Tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu những kiểu định dạng khác như ngày, phần trăm, thập phân.
Sử dụng công thức định dạng số Mail Merge
Bảng dưới đây là các công thức phổ biến để định dạng số trong Mail Merge. Bạn hãy sử dụng chúng một cách linh hoạt tùy theo mục tiêu của bạn nhé.
| Mục tiêu | Công thức | Hiển thị |
|---|---|---|
| Ngày / tháng / năm | \@ dd/MM/yyyy | 14/02/2021 |
| Ngày | \@ dd | 14 |
| Tháng | \@ MM | 02 |
| Năm | \@ yyyy | 2021 |
| Giờ và phút | \@ HH:mm | 17:30 |
| Giờ phút và giây | \@ HH:mm:ss | 17:30:15 |
| Số hàng nghìn | \# #,##0 | 500,001 |
| Số hàng nghìn có thập phân (3 số) | \# #,##0.000 | 500,000.789 |
| Tiền tệ Việt Nam | \# #,##0₫ | 500,001₫ |
| Tiền tệ đô la | \# $#,##0.00 | $500,000.79 |
| Phần trăm (có nhân 100 trong Excel) | \# 0% | 97% |
| Phần trăm (có nhân 100 trong Excel) có thập phân (2 số) | \# 0.00% | 96.69% |
| Phần trăm (không nhân 100 trong Excel) | {={MERGEFIELD field_name}*100 # 0%} | 97% |
| Phần trăm (không nhân 100 trong Excel) có thập phân (2 số) | {={MERGEFIELD field_name}*100 \# 0.00%} | 96.69% |
Nếu như bạn gặp lỗi với công thức Phần trăm (không nhân 100 trong Excel) thì tốt nhất bạn nên nhân 100 sẵn trong Excel rồi sử dụng công thức khác, miễn là chúng ta có được định dạng số đúng ý trên Mail Merge là được. Quay lại với ví dụ ban đầu, Lucid Gen sẽ chèn công thức định dạng số vào Field Codes cho toàn bộ trường thông tin như thế này.
Sử dụng định dạng số từ Excel
Cài đặt Confirm Data Source
Đối với máy tính Windows thì sau khi bạn chọn nguồn dữ liệu xong, ở hộp thoại Confirm Data Source bạn hãy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls).
Đối với máy tính macOS thì Mail Merge trong bộ Office cho MacBook sẽ mặc định tự động lấy định dạng số có sẵn trong Excel rồi.
Thêm dòng văn bản bên dưới tên trường
Nếu bạn gặp nhiều khó khăn với việc định dạng số trong Mail Merge bằng công thức thì bạn có thể vượt qua bằng cách này. Hãy chèn một dòng trắng ngay bên dưới dòng tên trường, sau đó điền một văn bản bất kỳ vào những cột số. Điều này làm cho Mail Merge nhận diện rằng đây là cột văn bản và nó sẽ lấy đúng định dạng như trên Excel.
Lời kết
Với những cách làm trên đây, Lucid Gen hy vọng rằng chúng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc với Mail Merge một cách thuận lợi. Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết này về kết quả hoặc thắc mắc của bạn. Chúc bạn thành công!
Bạn cho mình hỏi, ví dụ: dữ liệu bên excel của mình đang là 11000,5. Sau khi dùng Mailing thì bên word thể hiện là 11000.5. Nhờ bạn giúp chỉnh thế nào để bên Word hiện là 11000,5 như bên excel. Cảm ơn bạn.
Cảm ơn bạn. Bài viết rất hay và hữu ích. Mong được kết bạn với bạn qua trang cá nhân
Cảm ơn Thể, mình ít sử dụng trang cá nhân lắm.
m làm k ra, ra vầy è 10794643,
Chú trộn Mail Merge nhưng ở dòng tính Thuế suất: 5%: nó mọc thêm một dãy số 107819,39999999999, làm sao loại được nó?
cám ơn vì bài viết của bạn rất hay, nhưng mình chưa thấy định dạng hệ số
MÌnh định dạng hệ số như thế nào ạ
ví dụ nhân viên có hệ số lương 4.98, khi mình lên mail merge thì nó lại ra vầy nè: 4,6500000000000004
Nó sẽ giống định dạng số thập phân đó Nhi, mã là
\# #,##0.000mình năm nào cũng chộn mà lần nào cũng mắc đó là phân cách hàng nghìn. và làm tròn số thập phân ở sau dấu phẩy 2 chữ số. mà làm mãi ko dc. dùng mọi hướng dẫn cũng ko được ý. bạn giúp mình dc ko ạ
Hướng dẫn thì bài viết có có nội dung và video rồi đó Hồng, ngoài ra bạn xem vài bình luận gần đây cũng có idea hay dễ hơn.
mình muốn hiển thị dữ liệu theo dạng 100.000đ nhưng khi thêm \# #,##0 thì nó hiển thị 100000,0đ.
Hướng dẫn giúp mình cách hiển thị định dạng số được không ạ
Cảm ơn ad nhiều
Mình hướng dẫn trên bài viết rồi nên nếu bạn không giống bài viết được thì bạn thử format sẵn trên Excel đi. Cũng trong Excel, bạn chèn 1 dòng ngay dưới tên các cột, nội dung bạn điền cái gì đó cũng được miễn nó là text hết. Trên Mail Merge bạn không cần định dạng gì thêm.
Cảm ơn bạn! Cảm ơn bài viết rất nhiều, các đây vài năm mình làm được, giờ gặp chuyện quên, không nớ làm cách nào, làm lại mất 2 ngày làm không ra. Tìm muốn banh google sau đó tớn chát GPT vẫn không được. rất mai gặp được bài viết, mình làm 1 lần được liền.
Tốt quá rồi!
bạn ơi chỉ cách mình mail merge giữa 2 file word và exel trên Mac được không. Mình làm trên win thì được mà qua Mac thì chịu luôn
Trong bài viết có cái video á My, mình hướng dẫn bằng Mac á. My xem video nha.