Trong suốt 4 năm học đại học và hơn 3 năm làm việc công sở, Hiếu thường dùng tính năng mail merge của Microsoft Word để soạn thư mời, báo giá, và các báo cáo cần cá nhân hóa. Hiếu đánh giá việc định dạng số mail merge là phần quan trọng vì nó ảnh hưởng đến người đọc, thể hiện sự rõ ràng và chuyên nghiệp của một công ty. Nhưng Hiếu thấy rằng còn nhiều bạn chưa nắm rõ phần này nên Hiếu sẽ hướng dẫn 2 cách nhanh nhất mà Hiếu thường sử dụng để định dạng số trong mail merge.
Định dạng số mail merge trong Word
Hiếu đã chuẩn bị sẵn một file Excel có dữ liệu đơn giản là: date, number, percentage. File này Hiếu chỉ nhập dữ liệu thủ công và chưa qua xử lý định dạng.
Các bước định dạng số mail merge trong Word:
Bước 1: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Kết nối file Excel bằng Select Recipients, sau đó chèn trường dữ liệu bằng Insert Merge Field.
Bước 2: Mở chế độ Field Codes. Nhấp chuột phải vào từng trường, chọn Toggle Field Codes (phím tắt là Shift + F9).
Bước 3: Sử dụng code để định dạng số mail merge. Ở bước này Hiếu cần bạn ghi nhớ bí quyết này:
- Liên quan đến ngày, thời gian: Thêm
\@và sau đó là định dạng. - Liên quan đến số: Thêm
\#và sau đó là dịnh dạng. - Đối với phần trăm: Dùng công thức
{=field_name * 100 \#"0.00%"}.
Đây là một bảng code định dạng mà Hiếu đã soạn sẵn, khi làm việc với mail merge thì Hiếu sẽ tham khảo bảng này để tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể tham khảo bảng này hoặc tự tạo một bảng riêng cho mình.
| Trường | Code | Kết quả |
|---|---|---|
| Ngày tháng năm | \@ dd/MM/yyyy | 30/04/2025 |
| Giờ phút giây | \@ HH:mm:ss | 20:30:15 |
| Số có dấu phân cách hàng nghìn | \# #,##0 | 1,900,000 |
| Số thập phân | # #,##0.00 | 1,900,000.25 |
| Phần trăm | {=field_name * 100 \#"0.00%"} | 99.99% |
Bước 4: Thoát chế độ chế độ Field Codes và kiểm tra lỗi. Nếu bạn thấy lỗi “!Undefined Bookmark” ở trường phần trăm thì không sao cả. Nhưng với các lỗi khác thì bạn hãy kiểm tra lại code.
Bước 5: Xem trước kết quả mail merge. Nhấp Preview Results để xem định dạng số mail merge có đúng yêu cầu hay chưa.
Định dạng số mail merge từ Excel
Đây là một mẹo mà Hiếu được một bạn đọc giả chia sẻ, Hiếu đã thử nghiệm và xác nhận là nó hoạt động tốt, giúp bạn định dạng số mail merge từ Excel, không cần chỉnh sửa code trong Word.
Bước 1: Chèn thêm dòng văn bản sau dòng tiêu đề. Sau khi bạn đã định dạng số trong Excel như ý rồi thì hãy thêm một dòng ngay bên dưới tiêu đề, nội dung của các ô là văn bản bất kỳ, ví dụ như lặp lại dòng tiêu đề cũng được.
Nguyên lý hoạt động là để Word mail merge ghi nhận các trường này là văn bản, do đó sẽ hiển đúng như trong Excel.
Đối với Office trên Mac thì không thêm dòng văn bản vẫn được. Microsoft đã ưu ái cho Mac khi mặc định mail merge tự động nhận định dạng từ Excel.
Bước 2: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Bây giờ bạn không cần chỉnh sửa định dạng bằng code nữa.
Bước 3: Xem trước kết quả định dạng số mail merge từ Excel. Lưu ý rằng Recipient thứ 2 trở lên mới đúng giá trị và định dạng số từ Excel nhé.
Hai cách định đạng số mail merge trên có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
| So sánh | Thực hiện trong Word | Thực hiện trong Excel |
|---|---|---|
| Ưu điểm | Linh hoạt, tạo được nhiều định dạng từ một giá trị. | Dễ tiếp cận vì việc định dạng trong Excel khá dễ. |
| Nhược điểm | Sử dụng code sẽ khó tiếp cận cho người mới bắt đầu. | Khó tùy biến trong Word. |
Bên cạnh định dạng số trong mail merge, bạn hãy tham khảo tài liệu của Microsoft để biết thêm về định dạng chữ trong mail merge (Caps, FirstCap, Upper, Lower, …) . Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết dù bạn đã thành công hay gặp khó khăn với những cách mà mình chia sẻ.
cám ơn vì bài viết của bạn rất hay, nhưng mình chưa thấy định dạng hệ số
MÌnh định dạng hệ số như thế nào ạ
ví dụ nhân viên có hệ số lương 4.98, khi mình lên mail merge thì nó lại ra vầy nè: 4,6500000000000004
Nó sẽ giống định dạng số thập phân đó Nhi, mã là
\# #,##0.000mình năm nào cũng chộn mà lần nào cũng mắc đó là phân cách hàng nghìn. và làm tròn số thập phân ở sau dấu phẩy 2 chữ số. mà làm mãi ko dc. dùng mọi hướng dẫn cũng ko được ý. bạn giúp mình dc ko ạ
Hướng dẫn thì bài viết có có nội dung và video rồi đó Hồng, ngoài ra bạn xem vài bình luận gần đây cũng có idea hay dễ hơn.
mình muốn hiển thị dữ liệu theo dạng 100.000đ nhưng khi thêm \# #,##0 thì nó hiển thị 100000,0đ.
Hướng dẫn giúp mình cách hiển thị định dạng số được không ạ
Cảm ơn ad nhiều
Mình hướng dẫn trên bài viết rồi nên nếu bạn không giống bài viết được thì bạn thử format sẵn trên Excel đi. Cũng trong Excel, bạn chèn 1 dòng ngay dưới tên các cột, nội dung bạn điền cái gì đó cũng được miễn nó là text hết. Trên Mail Merge bạn không cần định dạng gì thêm.
Cảm ơn bạn! Cảm ơn bài viết rất nhiều, các đây vài năm mình làm được, giờ gặp chuyện quên, không nớ làm cách nào, làm lại mất 2 ngày làm không ra. Tìm muốn banh google sau đó tớn chát GPT vẫn không được. rất mai gặp được bài viết, mình làm 1 lần được liền.
Tốt quá rồi!
bạn ơi chỉ cách mình mail merge giữa 2 file word và exel trên Mac được không. Mình làm trên win thì được mà qua Mac thì chịu luôn
Trong bài viết có cái video á My, mình hướng dẫn bằng Mac á. My xem video nha.