Trong suốt 4 năm học đại học và hơn 3 năm làm việc công sở, Hiếu thường dùng tính năng mail merge của Microsoft Word để soạn thư mời, báo giá, và các báo cáo cần cá nhân hóa. Hiếu đánh giá việc định dạng số mail merge là phần quan trọng vì nó ảnh hưởng đến người đọc, thể hiện sự rõ ràng và chuyên nghiệp của một công ty. Nhưng Hiếu thấy rằng còn nhiều bạn chưa nắm rõ phần này nên Hiếu sẽ hướng dẫn 2 cách nhanh nhất mà Hiếu thường sử dụng để định dạng số trong mail merge.
Định dạng số mail merge trong Word
Hiếu đã chuẩn bị sẵn một file Excel có dữ liệu đơn giản là: date, number, percentage. File này Hiếu chỉ nhập dữ liệu thủ công và chưa qua xử lý định dạng.
Các bước định dạng số mail merge trong Word:
Bước 1: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Kết nối file Excel bằng Select Recipients, sau đó chèn trường dữ liệu bằng Insert Merge Field.
Bước 2: Mở chế độ Field Codes. Nhấp chuột phải vào từng trường, chọn Toggle Field Codes (phím tắt là Shift + F9).
Bước 3: Sử dụng code để định dạng số mail merge. Ở bước này Hiếu cần bạn ghi nhớ bí quyết này:
- Liên quan đến ngày, thời gian: Thêm
\@và sau đó là định dạng. - Liên quan đến số: Thêm
\#và sau đó là dịnh dạng. - Đối với phần trăm: Dùng công thức
{=field_name * 100 \#"0.00%"}.
Đây là một bảng code định dạng mà Hiếu đã soạn sẵn, khi làm việc với mail merge thì Hiếu sẽ tham khảo bảng này để tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể tham khảo bảng này hoặc tự tạo một bảng riêng cho mình.
| Trường | Code | Kết quả |
|---|---|---|
| Ngày tháng năm | \@ dd/MM/yyyy | 30/04/2025 |
| Giờ phút giây | \@ HH:mm:ss | 20:30:15 |
| Số có dấu phân cách hàng nghìn | \# #,##0 | 1,900,000 |
| Số thập phân | # #,##0.00 | 1,900,000.25 |
| Phần trăm | {=field_name * 100 \#"0.00%"} | 99.99% |
Bước 4: Thoát chế độ chế độ Field Codes và kiểm tra lỗi. Nếu bạn thấy lỗi “!Undefined Bookmark” ở trường phần trăm thì không sao cả. Nhưng với các lỗi khác thì bạn hãy kiểm tra lại code.
Bước 5: Xem trước kết quả mail merge. Nhấp Preview Results để xem định dạng số mail merge có đúng yêu cầu hay chưa.
Định dạng số mail merge từ Excel
Đây là một mẹo mà Hiếu được một bạn đọc giả chia sẻ, Hiếu đã thử nghiệm và xác nhận là nó hoạt động tốt, giúp bạn định dạng số mail merge từ Excel, không cần chỉnh sửa code trong Word.
Bước 1: Chèn thêm dòng văn bản sau dòng tiêu đề. Sau khi bạn đã định dạng số trong Excel như ý rồi thì hãy thêm một dòng ngay bên dưới tiêu đề, nội dung của các ô là văn bản bất kỳ, ví dụ như lặp lại dòng tiêu đề cũng được.
Nguyên lý hoạt động là để Word mail merge ghi nhận các trường này là văn bản, do đó sẽ hiển đúng như trong Excel.
Đối với Office trên Mac thì không thêm dòng văn bản vẫn được. Microsoft đã ưu ái cho Mac khi mặc định mail merge tự động nhận định dạng từ Excel.
Bước 2: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Bây giờ bạn không cần chỉnh sửa định dạng bằng code nữa.
Bước 3: Xem trước kết quả định dạng số mail merge từ Excel. Lưu ý rằng Recipient thứ 2 trở lên mới đúng giá trị và định dạng số từ Excel nhé.
Hai cách định đạng số mail merge trên có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
| So sánh | Thực hiện trong Word | Thực hiện trong Excel |
|---|---|---|
| Ưu điểm | Linh hoạt, tạo được nhiều định dạng từ một giá trị. | Dễ tiếp cận vì việc định dạng trong Excel khá dễ. |
| Nhược điểm | Sử dụng code sẽ khó tiếp cận cho người mới bắt đầu. | Khó tùy biến trong Word. |
Bên cạnh định dạng số trong mail merge, bạn hãy tham khảo tài liệu của Microsoft để biết thêm về định dạng chữ trong mail merge (Caps, FirstCap, Upper, Lower, …) . Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết dù bạn đã thành công hay gặp khó khăn với những cách mà mình chia sẻ.
Hiện em không thể chỉnh % trong excel qua merge ko biết tại sao ạ
Chào Như, em nên tạo một cột trong excel và nhân tỷ lệ đó cho 100, sau đó trong Mail Merge em hãy lấy cột đã nhân 100 thì sẽ dễ làm cho em hơn nhé!
Định dạng chỗ chứng minh thư đang là định dạng giờ thì chuyển bằng cách nào ạ?
Bạn chọn định dạng số thường không có thập phân nha.
Khi mình trộn số điện thoại sang Word, bị mất sô 0 đầu tiên. Giúp mình với. Cảm ơn bạn!
Trường hợp này đơn giản nhất là bạn điền sẵn số 0 vào trước chổ merge luôn.
cảm ơn bạn nhiều, đã cứu sống mình không phải thức khuya, mình bị kẹt đúng chỗ này
Hihi, tuyệt vời
bên file excel mình định dạng là TEXT nhưng khi trộn qua word thì dữ liệu trả về 0
Ừm, khi merge thì Word chỉ nhận value gốc, không nhận format đâu bạn nhé.
Mình dùng Mac và sử dụng mail merge trong hợp đồng lao động thì phần tiền lương lại hiển thị ######. Còn khi sử dụng mail merge trong phiếu lương nhân viên thì bị mất ký tự chữ cái ví dụ tên nhân viên: Nguyễn Văn A thì khi mail merge lại hiện ra Ng_ye_ V_n A. Bạn cho mình xin cách fix nhé. Cảm ơn Bạn.
Bạn dùng Office năm bao nhiêu? Nếu có thể bạn hãy nâng cấp lên các bản Office mới nhất. Mình nghĩ là bản Office của bạn thiếu hỗ trợ Unicode UTF8, mấy bản Office mới sẽ hỗ trợ.