Trong suốt 4 năm học đại học và hơn 3 năm làm việc công sở, Hiếu thường dùng tính năng mail merge của Microsoft Word để soạn thư mời, báo giá, và các báo cáo cần cá nhân hóa. Hiếu đánh giá việc định dạng số mail merge là phần quan trọng vì nó ảnh hưởng đến người đọc, thể hiện sự rõ ràng và chuyên nghiệp của một công ty. Nhưng Hiếu thấy rằng còn nhiều bạn chưa nắm rõ phần này nên Hiếu sẽ hướng dẫn 2 cách nhanh nhất mà Hiếu thường sử dụng để định dạng số trong mail merge.
Định dạng số mail merge trong Word
Hiếu đã chuẩn bị sẵn một file Excel có dữ liệu đơn giản là: date, number, percentage. File này Hiếu chỉ nhập dữ liệu thủ công và chưa qua xử lý định dạng.
Các bước định dạng số mail merge trong Word:
Bước 1: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Kết nối file Excel bằng Select Recipients, sau đó chèn trường dữ liệu bằng Insert Merge Field.
Bước 2: Mở chế độ Field Codes. Nhấp chuột phải vào từng trường, chọn Toggle Field Codes (phím tắt là Shift + F9).
Bước 3: Sử dụng code để định dạng số mail merge. Ở bước này Hiếu cần bạn ghi nhớ bí quyết này:
- Liên quan đến ngày, thời gian: Thêm
\@và sau đó là định dạng. - Liên quan đến số: Thêm
\#và sau đó là dịnh dạng. - Đối với phần trăm: Dùng công thức
{=field_name * 100 \#"0.00%"}.
Đây là một bảng code định dạng mà Hiếu đã soạn sẵn, khi làm việc với mail merge thì Hiếu sẽ tham khảo bảng này để tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể tham khảo bảng này hoặc tự tạo một bảng riêng cho mình.
| Trường | Code | Kết quả |
|---|---|---|
| Ngày tháng năm | \@ dd/MM/yyyy | 30/04/2025 |
| Giờ phút giây | \@ HH:mm:ss | 20:30:15 |
| Số có dấu phân cách hàng nghìn | \# #,##0 | 1,900,000 |
| Số thập phân | # #,##0.00 | 1,900,000.25 |
| Phần trăm | {=field_name * 100 \#"0.00%"} | 99.99% |
Bước 4: Thoát chế độ chế độ Field Codes và kiểm tra lỗi. Nếu bạn thấy lỗi “!Undefined Bookmark” ở trường phần trăm thì không sao cả. Nhưng với các lỗi khác thì bạn hãy kiểm tra lại code.
Bước 5: Xem trước kết quả mail merge. Nhấp Preview Results để xem định dạng số mail merge có đúng yêu cầu hay chưa.
Định dạng số mail merge từ Excel
Đây là một mẹo mà Hiếu được một bạn đọc giả chia sẻ, Hiếu đã thử nghiệm và xác nhận là nó hoạt động tốt, giúp bạn định dạng số mail merge từ Excel, không cần chỉnh sửa code trong Word.
Bước 1: Chèn thêm dòng văn bản sau dòng tiêu đề. Sau khi bạn đã định dạng số trong Excel như ý rồi thì hãy thêm một dòng ngay bên dưới tiêu đề, nội dung của các ô là văn bản bất kỳ, ví dụ như lặp lại dòng tiêu đề cũng được.
Nguyên lý hoạt động là để Word mail merge ghi nhận các trường này là văn bản, do đó sẽ hiển đúng như trong Excel.
Đối với Office trên Mac thì không thêm dòng văn bản vẫn được. Microsoft đã ưu ái cho Mac khi mặc định mail merge tự động nhận định dạng từ Excel.
Bước 2: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Bây giờ bạn không cần chỉnh sửa định dạng bằng code nữa.
Bước 3: Xem trước kết quả định dạng số mail merge từ Excel. Lưu ý rằng Recipient thứ 2 trở lên mới đúng giá trị và định dạng số từ Excel nhé.
Hai cách định đạng số mail merge trên có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
| So sánh | Thực hiện trong Word | Thực hiện trong Excel |
|---|---|---|
| Ưu điểm | Linh hoạt, tạo được nhiều định dạng từ một giá trị. | Dễ tiếp cận vì việc định dạng trong Excel khá dễ. |
| Nhược điểm | Sử dụng code sẽ khó tiếp cận cho người mới bắt đầu. | Khó tùy biến trong Word. |
Bên cạnh định dạng số trong mail merge, bạn hãy tham khảo tài liệu của Microsoft để biết thêm về định dạng chữ trong mail merge (Caps, FirstCap, Upper, Lower, …) . Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết dù bạn đã thành công hay gặp khó khăn với những cách mà mình chia sẻ.
Cảm ơn tác giả nhé. Bài viết của bạn dễ áp dụng, dễ chỉnh sửa lắm. Cảm ơn cống hiến của bạn nhiều h
Chào Thương, mình rất vui khi xem bình luận của bạn!
Mình chuyển chuyển dấu , sang ” ” trong phần ngăn giữ hàng triệu, nghìn…. thì làm thế nào bạn?
Hi Trang, trong công thức \# #,##0 bạn thay dấy phẩy thành dấu bạn muốn thử xem Trang
Không được bạn ạ. Nếu chuyển \# #,##0.000 thành \# # ##0.000 sẽ mất phần thập phân
Vậy bạn thử vào cài đặt Excel đổi phần dấu phẩy thành dấu bạn muốn (Google nha). rồi quay lại thử công thức nha Trang
Xem đến bài của anh thì em đã thông vấn đề này, cảm ơn anh ạ.
Anh thử xem có cách nào chèn định dạng thêm cả văn bản khi mail merge được không ạ.
Ví dụ định dạng thêm chữ Hà Nội vào trước kết quả mail merge với câu lệnh: “Hà Nội “&##,#0 nó sẽ hiển thị Hà Nội 55,50 chẳng hạn.
Chi cho cực vậy nè, em ghi thẳng chữ Hà Nội ở Word luôn không dễ hơn sao.
Tôi muốn định dạng giờ hiển thị là hh:mm nhưng làm mãi không được; nó cứ ra hh:mm:ss AM. Vui lòng hướng dẫn tôi với. Cảm ơn!
Bạn kiểm tra lại bài viết nhé. Mình mới cập nhật giờ trong bảng công thức
Khi gõ công thức xong bro phải làm thao tác: chuột phải -> cập nhật trường nữa.
Mình xem các trang khác nhưng chẳng hiểu, xem bài của bạn thì dễ hiểu, cảm ơn bài viết của bạn
Chào Vân, mình rất vui khi thấy bình luận của bạn
Mình chèn nhiều lần cùng 1 dữ liệu số thì có cách nào định dạng 1 chỗ và các dữ liệu giống với dữ liệu vừa định dạng tự động thay đổi theo ko nhỉ.
Bạn nên copy chổ mà bạn đã định dạng, rồi dán vào những chổ khác, thay vì chèn mới.