2 cách định dạng số trong mail merge Word đơn giản

Trong suốt 4 năm học đại học và hơn 3 năm làm việc công sở, Hiếu thường dùng tính năng mail merge của Microsoft Word để soạn thư mời, báo giá, và các báo cáo cần cá nhân hóa. Hiếu đánh giá việc định dạng số là phần quan trọng vì nó ảnh hưởng đến người đọc, thể hiện sự rõ ràng và chuyên nghiệp của một công ty. Nhưng Hiếu thấy rằng còn nhiều bạn chưa nắm rõ phần này nên Hiếu sẽ hướng dẫn 2 cách mà Hiếu thường sử dụng để định dạng số trong mail merge.

Cách 1: Định dạng số bằng field code trong Word

Hiếu đã chuẩn bị sẵn một file Excel có dữ liệu đơn giản là: date, number, percentage. File này Hiếu chỉ nhập dữ liệu thủ công và chưa qua xử lý định dạng.

Các bước thực hiện trong Word:

Bước 1: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Kết nối file Excel bằng Select Recipients, sau đó chèn trường dữ liệu bằng Insert Merge Field.

Bước 2: Mở chế độ Field Codes. Nhấp chuột phải vào từng trường, chọn Toggle Field Codes (phím tắt là Shift + F9).

Bước 3: Sử dụng code để định dạng số. Ở bước này Hiếu cần bạn ghi nhớ bí quyết này:

• Liên quan đến ngày, thời gian: Thêm \@ và sau đó là định dạng.
• Liên quan đến số: Thêm \# và sau đó là định dạng.
• Đối với phần trăm: Dùng công thức {=field_name * 100 \#"0.00%"}.

Đây là một bảng code định dạng mà Hiếu đã soạn sẵn, khi làm việc với mail merge thì Hiếu sẽ tham khảo bảng này để tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể tham khảo bảng này hoặc tự tạo một bảng riêng cho mình.

Bước 4: Thoát chế độ Field Codes và kiểm tra lỗi. Nếu bạn thấy lỗi “!Undefined Bookmark” ở trường phần trăm thì không sao cả. Nhưng với các lỗi khác thì bạn hãy kiểm tra lại code.

Bước 5: Xem trước kết quả mail merge. Nhấp Preview Results để xem số đã hiển thị đúng yêu cầu hay chưa.

Cách 2: Giữ nguyên định dạng số từ Excel

Đây là một mẹo mà Hiếu được một bạn độc giả chia sẻ, Hiếu đã thử nghiệm và xác nhận là nó hoạt động tốt, giúp bạn giữ nguyên định dạng số đã làm trong Excel, không cần chỉnh sửa code trong Word.

Bước 1: Chèn thêm dòng văn bản sau dòng tiêu đề. Sau khi bạn đã định dạng số trong Excel như ý rồi thì hãy thêm một dòng ngay bên dưới tiêu đề, nội dung của các ô là văn bản bất kỳ, ví dụ như lặp lại dòng tiêu đề cũng được.

Nguyên lý hoạt động là để Word mail merge ghi nhận các trường này là văn bản, do đó sẽ hiển đúng như trong Excel.

Bước 2: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Bây giờ bạn không cần chỉnh sửa định dạng bằng code nữa.

Bước 3: Xem trước kết quả. Lưu ý rằng Recipient thứ 2 trở lên mới đúng giá trị và định dạng số từ Excel nhé.

Hai cách trên có những ưu điểm và nhược điểm như sau:

Bên cạnh định dạng số trong mail merge, bạn hãy tham khảo tài liệu của Microsoft để biết thêm về định dạng chữ trong mail merge (Caps, FirstCap, Upper, Lower, …) . Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết dù bạn đã thành công hay gặp khó khăn với những cách mà mình chia sẻ.