Trong suốt 4 năm học đại học và hơn 3 năm làm việc công sở, Hiếu thường dùng tính năng mail merge của Microsoft Word để soạn thư mời, báo giá, và các báo cáo cần cá nhân hóa. Hiếu đánh giá việc định dạng số mail merge là phần quan trọng vì nó ảnh hưởng đến người đọc, thể hiện sự rõ ràng và chuyên nghiệp của một công ty. Nhưng Hiếu thấy rằng còn nhiều bạn chưa nắm rõ phần này nên Hiếu sẽ hướng dẫn 2 cách nhanh nhất mà Hiếu thường sử dụng để định dạng số trong mail merge.
Định dạng số mail merge trong Word
Hiếu đã chuẩn bị sẵn một file Excel có dữ liệu đơn giản là: date, number, percentage. File này Hiếu chỉ nhập dữ liệu thủ công và chưa qua xử lý định dạng.
Các bước định dạng số mail merge trong Word:
Bước 1: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Kết nối file Excel bằng Select Recipients, sau đó chèn trường dữ liệu bằng Insert Merge Field.
Bước 2: Mở chế độ Field Codes. Nhấp chuột phải vào từng trường, chọn Toggle Field Codes (phím tắt là Shift + F9).
Bước 3: Sử dụng code để định dạng số mail merge. Ở bước này Hiếu cần bạn ghi nhớ bí quyết này:
- Liên quan đến ngày, thời gian: Thêm
\@và sau đó là định dạng. - Liên quan đến số: Thêm
\#và sau đó là dịnh dạng. - Đối với phần trăm: Dùng công thức
{=field_name * 100 \#"0.00%"}.
Đây là một bảng code định dạng mà Hiếu đã soạn sẵn, khi làm việc với mail merge thì Hiếu sẽ tham khảo bảng này để tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể tham khảo bảng này hoặc tự tạo một bảng riêng cho mình.
| Trường | Code | Kết quả |
|---|---|---|
| Ngày tháng năm | \@ dd/MM/yyyy | 30/04/2025 |
| Giờ phút giây | \@ HH:mm:ss | 20:30:15 |
| Số có dấu phân cách hàng nghìn | \# #,##0 | 1,900,000 |
| Số thập phân | # #,##0.00 | 1,900,000.25 |
| Phần trăm | {=field_name * 100 \#"0.00%"} | 99.99% |
Bước 4: Thoát chế độ chế độ Field Codes và kiểm tra lỗi. Nếu bạn thấy lỗi “!Undefined Bookmark” ở trường phần trăm thì không sao cả. Nhưng với các lỗi khác thì bạn hãy kiểm tra lại code.
Bước 5: Xem trước kết quả mail merge. Nhấp Preview Results để xem định dạng số mail merge có đúng yêu cầu hay chưa.
Định dạng số mail merge từ Excel
Đây là một mẹo mà Hiếu được một bạn đọc giả chia sẻ, Hiếu đã thử nghiệm và xác nhận là nó hoạt động tốt, giúp bạn định dạng số mail merge từ Excel, không cần chỉnh sửa code trong Word.
Bước 1: Chèn thêm dòng văn bản sau dòng tiêu đề. Sau khi bạn đã định dạng số trong Excel như ý rồi thì hãy thêm một dòng ngay bên dưới tiêu đề, nội dung của các ô là văn bản bất kỳ, ví dụ như lặp lại dòng tiêu đề cũng được.
Nguyên lý hoạt động là để Word mail merge ghi nhận các trường này là văn bản, do đó sẽ hiển đúng như trong Excel.
Đối với Office trên Mac thì không thêm dòng văn bản vẫn được. Microsoft đã ưu ái cho Mac khi mặc định mail merge tự động nhận định dạng từ Excel.
Bước 2: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu trong Word. Bây giờ bạn không cần chỉnh sửa định dạng bằng code nữa.
Bước 3: Xem trước kết quả định dạng số mail merge từ Excel. Lưu ý rằng Recipient thứ 2 trở lên mới đúng giá trị và định dạng số từ Excel nhé.
Hai cách định đạng số mail merge trên có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
| So sánh | Thực hiện trong Word | Thực hiện trong Excel |
|---|---|---|
| Ưu điểm | Linh hoạt, tạo được nhiều định dạng từ một giá trị. | Dễ tiếp cận vì việc định dạng trong Excel khá dễ. |
| Nhược điểm | Sử dụng code sẽ khó tiếp cận cho người mới bắt đầu. | Khó tùy biến trong Word. |
Bên cạnh định dạng số trong mail merge, bạn hãy tham khảo tài liệu của Microsoft để biết thêm về định dạng chữ trong mail merge (Caps, FirstCap, Upper, Lower, …) . Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết dù bạn đã thành công hay gặp khó khăn với những cách mà mình chia sẻ.
Những thông tin vô cùng hữu ích về cách định dạng số trong Mail Merge , cảm ơn bác Hiếu đã chia sẻ!
Cách nhanh nhất và đơn giản nhất, chính xác nhất để hiển thị đúng tất cả các định dạng Ngày và số từ Excell sang Word khi Merge là tạo được 1 ô Text bất kỳ trong cột bằng cách tạo chữ hoặc đánh dấu nháy đơn trong ô số để chuyển định dạng số sang Text mà vẫn áp dụng công thức được. Áo dụng nguyên tắc trên, ta chỉ cần tạo thêm 1 hàng số thứ tự của cột ngay dưới hàng nhãn tên trong Excell, các số thứ tự của cột ta đánh dấu nháy đơn phía trước để chuyển sang định dạng Text => Như vậy xem nhu trong tất cả các cột đều đã có ít nhất 1 ô định dạng Text thì tất cả các số khi hiển thị qua Merge vào Word đều auto đúng chính xác, số nào có dấu chấm phân cách hàng nghì, số nào có bao nhiêu số thập phân sau dấu phẩy đều không sai khác. Cách này đơn giản và nhanh hơn cách đổi mã Code trong các trường Merge.
Hi Nguyên, cách của bạn hữu ích trong trường hợp file Excel đó không dùng để tính toán các con số. Đây cũng là một giải pháp hay cho những bạn phải Mail Merge gấp rút nhưng chưa làm quen được với cách trên bài viết. Rất cảm ơn đóng góp của Nguyên.
Ban đầu mình cũng nghĩ vậy, chỉ đúng với các số liệu nhập tay, tuy nhiên mình đã thử và tính toán thoải mái như bảng tính bình thường và tất cả đều vẫn thể hiện đúng. Theo cách đánh số thứ tự cho tất cả các cột của bảng tính nhu trên thì bao trùm toàn bộ bảng tính số liệu của toàn cả bảng nên ko còn phải quan tâm đến bất kỳ định dạng nào của các ô thành viên trong bảng đó nữa. Kiểu như áo mưa trùm toàn bộ bên ngoài vậy. Ko tin bạn có thể áp dụng thử cho các ô có công thức và các loại định dạng bất kỳ ak. Mình cũng chỉ vừa phát hiện ra nguyên tắc này và áp dụng thành công, mất mấy năm mày mò lúc được lúc ko, ko được như ý. Nay tìm được mừng quá nên muốn chia sẻ cho nhiều bạn lúng túng bị lỗi như mình nên nhờ admin chia sẻ rộng rãi hộ để giúp những người khác lúc gặp khó. Cảm ơn admin nhiều nhiều!
Mình đã áp dụng thử rồi, với cách trên thì ko cần phải quan tâm đến bất kỳ định dạng nào và vẫn tính toán thoải mái như bình thường. Bạn áp dụng thử đi ak!
Với phương pháp chèn thêm 1 dòng số thứ tự của tất cả các cột với dạng Text nhờ đánh dấu nháy đơn phía trước số thứ tự của cột ngay dưới dòng nhãn tên thì bất kỳ định dạng hay công thức nào của các ô bên dưới đều sẽ được tính toán và hiển thị đúng như trong hiển thị của các ô Excell thành viên trong bảng. Nếu bạn thử áp dụng thành công thì nhờ admin chia sẻ hộ cách này giúp để nhiều người được biết và đỡ vất vả. Cám ơn admin nhiều!
Nếu như vậy thì quá tuyệt vời luôn đó Nguyên, mình sẽ test cách của bạn bổ sung vào bài viết cho mọi người có thêm hướng xử lý Mail Merge.
Rất cảm ơn chia sẻ nhiệt tình của Nguyên. Với các bài viết khác nếu Nguyên có kiến thức gì muốn chia sẻ thì cứ tự nhiên để lại bình luận nha.
Mình đã tách bình luận của Nguyên sang một topic bình luận mới. Nếu Nguyên có trả lời thì hãy trả lời trong topic bình luận của Nguyên để mọi người đọc được liền mạch nha, đừng trả lời vào bình luận của người khác vì tất cả bình luận của Nguyên sẽ nằm lung tung.
chào bạn, bạn có thể giúp mình rõ hơn chỗ tạo dòng dưới dòng nhãn tên (đánh số TT?) được k ạ, mình insert thông thường thì bị lỗi chỗ 4 số thập phân, trường chữ ok, còn dùng DDE Link thì các trường số OK hết nhưng các trường chữ thì bị bể font hết ạ.
Ngay bên dưới dòng tiêu đề, thì dòng dữ liệu đầu tiên bạn cho nó là chữ hết bằng cách điền dấu nháy phía trước.
mình làm số cccd nó k có hiện, chỉ hiện mỗi số 0 thôi, Nhũng số bắt đầu bằng số 0 nó sẽ bị vậy. làm s để khắc phục ạ
Mình nghĩ là bạn nên chọn trường đó với định dạng là text thay vì số.
chỉ dùm mình cách sửa lỗi khi chèn ngày tháng năm trong mail merge lại hiển thị : 2:00:00 AM với nhé. cảm ơn bạn
Cái nào do vừa mở file nguồn vừa làm file đích
Mình muốn định dạng số thập phân mà ô thì được ô thì ko được, mặc dù đã nhập đúng công thức, còn có lý do gì để bị sai như vậy không nhỉ?
Chào Dung, vậy kiểm tra lại trong file Excel xem các cột có đúng định dạng số không. Ngoài ra thì bạn xem ô nào định dạng thành công thì hãy copy code qua rồi thay tên lại.