Mục lục
Thông thường, tài liệu Word không được thiết kế để yêu cầu người đọc thực hiện tương tác với chính tài liệu đó. Tuy nhiên, khi bạn tạo khảo sát trực tuyến hoặc mẫu biểu và muốn phân phối qua tài liệu Word thay vì PDF có thể điền, thì điều này sẽ rất thuận tiện. Thường thì việc chỉnh sửa tài liệu văn bản dễ dàng hơn so với PDF, và việc sử dụng các yếu tố điều khiển như menu thả xuống có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
Dưới đây là cách thêm danh sách thả xuống vào tài liệu Word. Nếu bạn dùng macOS, hãy tham khảo cách tải Word cho Mac miễn phí.
Phần 1. Kích hoạt thẻ Developer trong Word
Để mở khóa các phần “nâng cao” hơn trong các ứng dụng Office, bạn sẽ cần sử dụng công cụ Developer. Thông thường, những công cụ này bị ẩn khỏi thanh công cụ tiêu chuẩn, và bạn sẽ cần kích hoạt thẻ Developer để truy cập chúng.
Bước 1. Mở một tài liệu Word.
Bước 2. Nhấn vào thẻ “File” ở phía trên bên trái và chọn “Options” ở dưới cùng. Trong một số trường hợp (như khi ứng dụng đang ở chế độ cửa sổ), bạn có thể cần chọn “More” trước đó.
Bước 3. Trong menu cài đặt, đi đến thẻ “Customize Ribbon” ở bên trái.
Bước 4. Cuộn xuống danh sách bên phải, sau đó đánh dấu mục có tên “Developer” và nhấp “OK.”
Bây giờ, bạn sẽ thấy thẻ “Developer” trên thanh công cụ phía trên cùng.
Phần 2. Thêm danh sách thả xuống vào tài liệu Word
Sau khi thẻ Developer đã được kích hoạt, bạn có thể thêm danh sách điều khiển nội dung cơ bản.
Bước 1. Chuyển đến thẻ “Developer” và chọn “Drop-Down List Content Control.” Trang trong chế độ đầy đủ, đây là biểu tượng thứ ba ở hàng thứ hai trong menu con “Controls”.
Bước 2. Bạn sẽ nhận được một danh sách điều khiển cơ bản với văn bản mẫu “Choose an item.”
Phần 3. Cấu hình danh sách thả xuống
Danh sách thả xuống mới của bạn chưa có bất kỳ mục nào để chọn, vì vậy bạn cần thiết lập một danh sách để làm cơ sở.
Bước 1. Nhấp vào danh sách thả xuống mà bạn đã tạo.
Bước 2. Chọn tùy chọn “Properties” trong phần “Controls”.
Bước 3. Đặt tiêu đề cho danh sách và chọn màu sắc nếu bạn muốn.
Bước 4. Để thêm một lựa chọn, chọn nút “Add…” trong menu bật lên.
Bước 5. Nhập tên và giá trị tùy chọn (mặc định chúng sẽ giống nhau), sau đó nhấp OK.
Bước 6. Lặp lại Bước 4 và 5 cho đến khi bạn có số lượng tùy chọn mong muốn.
Bước 7. Vẫn trong menu “Properties,” tích chọn ô “Content control cannot be deleted.” Điều này sẽ ngăn người khác vô tình xóa bỏ nó.
Bạn có thể điều chỉnh vị trí của các mục trong danh sách bằng cách chọn chúng từ cửa sổ và nhấp “Move Up” hoặc “Move Down.” Tương tự, bạn có thể thay đổi một mục với “Modify” hoặc gỡ bỏ hoàn toàn mục khỏi hộp.
Bước 8. Khi bạn hoàn tất các thay đổi, nhấp OK.
Khi ai đó nhấp vào ô, họ sẽ thấy một danh sách các mục để chọn từ biểu tượng thả xuống phía bên phải.
Lợi ích và Hạn chế của việc thêm danh sách thả xuống vào Word
Không giống như trong Excel, các danh sách thả xuống trong Word khá hạn chế do thiết kế. Chúng thường làm việc tốt nhất với một vài lựa chọn đơn giản và không nên được sử dụng cho các tùy chọn điều khiển phức tạp hơn.
Lưu ý rằng khung chọn có thể không hòa nhập một cách mượt mà vào văn bản. Nếu bạn dự định đặt chúng bên trong đoạn văn hoặc dòng (như với các câu hỏi trắc nghiệm) hãy chắc chắn kiểm tra lại nhiều lần để đảm bảo tài liệu trông dễ đọc.
Thêm vào đó, mặc dù Word cho phép bạn thêm danh sách thả xuống trong tài liệu, không phải tất cả trình soạn thảo văn bản sẽ hiển thị nó cùng một cách. Các phiên bản cũ của Word và những trình soạn thảo văn bản giàu tính năng khác có thể gặp khó khăn khi hiển thị hộp. Một số, như Word Online, có thể không cho phép người dùng chọn từ danh sách các lựa chọn.
Cuối cùng, không có cách thực sự nào để thực hiện danh sách thả xuống đa cấp trong Word. Để làm điều đó, hãy thử Excel hoặc phần mềm chỉnh sửa khác cung cấp nhiều tính năng hơn.
Cách gỡ bỏ danh sách thả xuống
Bạn có thể gỡ bỏ danh sách mà bạn đã tạo bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn “Remove Content Control.”
Kết luận
Việc thêm danh sách thả xuống trong Word có thể giúp tài liệu của bạn trở nên tương tác và thân thiện hơn với người dùng. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ các ưu và nhược điểm trước khi sử dụng chức năng này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn chia sẻ kinh nghiệm của mình, đừng ngần ngại để lại bình luận dưới đây!
