Quick Parts là một tính năng rất phổ biến trong Word, nó giúp người dùng chèn một phần nội dung đã soạn sẵn một cách nhanh chóng. Nhưng không chỉ có Word, chúng ta còn có thể thêm Quick Parts trong Outlook để giúp việc gửi mail trở nên hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn. Xem cách tải Outook cho Mac miễn phí nếu Office của bạn sắp hết hạn.
Cách thêm Quick Parts trong Outlook
Bước 1: Học cách thêm Quick Parts trong Outlook rất dễ dàng — bắt đầu bằng cách mở ứng dụng Outlook của bạn và nhấp vào New Email.
Bước 2: Nhấp vào tab Insert ở đầu cửa sổ email.
Bước 3: Tô sáng đoạn văn bản mà bạn có khả năng sử dụng thường xuyên để có thể lưu nó thành một Quick Part.
Bước 4: Nhấp vào Quick Parts, sau đó di chuột qua Auto Text và nhấp vào Save Selection to Auto Text Gallery. Điều này sẽ đặt đoạn văn bản bạn chọn vào Auto Text để bạn có thể nhanh chóng nhấp vào khi cần nội dung đó.
Bước 5: Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Quick Parts và sau đó Save Selection to Quick Part Gallery.
Bước 6: Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên có tiêu đề Create New Building Block. Tại đây bạn có thể quyết định nơi lưu trữ Quick Part và cách nó sẽ được chèn khi sử dụng. Bạn có thể chọn chèn nội dung như đã lưu, như một đoạn văn mới, hoặc một trang mới.
Bước 7: Để thêm Quick Parts, bắt đầu email mới. Đi đến tab Insert và nhấp vào Quick Parts. Bạn sẽ thấy Quick Part gần đây nhất đã được thêm. Khi bạn lưu trữ các Quick Parts khác, chúng cũng sẽ có sẵn từ menu này. Nếu bạn đã lưu Quick Part vào Auto Text thay vì Quick Part Gallery, bạn chỉ cần di chuột qua Auto Text để xem khối văn bản của mình.
Bước 8: Chỉ cần nhấp vào khối văn bản bạn vừa lưu – nó sẽ xuất hiện ngay trong email của bạn, theo các tham số bạn đã đặt.
Chỉnh sửa khối văn bản
Bước 1: Bắt đầu bằng cách chèn Quick Part của bạn vào email, sử dụng các hướng dẫn ở trên.
Bước 2: Chỉnh sửa văn bản theo nhu cầu. Sau khi hoàn tất, tô sáng toàn bộ khối văn bản đã chỉnh sửa.
Bước 3: Nhấp vào Quick Parts và sau đó Save to Quick Part Gallery
Bước 4: Điều này rất quan trọng: Đảm bảo mọi thứ trong cửa sổ bật lên khớp với khối văn bản ban đầu, bao gồm cả tên.
Bước 5: Vì bạn đang ghi đè lại Quick Part hiện có, bạn sẽ nhận được thông báo hỏi xem bạn có muốn xác định lại mục khối xây dựng hay không. Bằng cách nhấp vào Đồng ý, bạn đang thông báo cho Outlook rằng bạn muốn lưu nội dung đã chỉnh sửa.
Bước 6: Đi tới Quick Parts. Bạn sẽ thấy rằng nội dung mới đã được lưu, nhưng với tên ban đầu.
Bước 7: Bây giờ bạn có thể thay đổi tên của Quick Part đã chỉnh sửa để tránh nhầm lẫn. Chỉ cần nhấp chuột phải vào Quick Part và tìm tùy chọn Edit Properties.
Bước 8: Bây giờ bạn có thể đổi tên khối để phù hợp với nội dung mới và điều chỉnh bất kỳ tham số nào khác. Nhớ nhấp OK khi bạn hài lòng với Quick Part đã chỉnh sửa.
Để tăng thêm tính hiệu quả trong công việc với Outlook, hãy tìm hiểu cách lên lịch cuộc họp bằng Outlook, bạn sẽ giúp mọi người không bỏ lỡ những thông báo về cuộc họp sắp tới.
Kết luận
Quick Parts trong Outlook là công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa thời gian và tăng hiệu suất làm việc khi soạn thảo email. Bằng cách làm theo các bước đơn giản, bạn có thể dễ dàng thêm, chỉnh sửa và quản lý các Quick Parts phục vụ cho nhu cầu sử dụng thường xuyên. Hãy thử áp dụng ngay trong công việc hàng ngày để thấy được lợi ích từ tính năng này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc chia sẻ nào về sử dụng Quick Parts, hãy để lại bình luận bên dưới và chia sẻ bài viết này với bạn bè của bạn!
