Microsoft Excel có lẽ là chương trình nổi tiếng nhất được sử dụng để quản lý và phân tích dữ liệu. Bạn có thể sử dụng nó để tổ chức, tính toán và định dạng dữ liệu, nhưng không nhiều người biết rằng bạn thậm chí có thể dịch ngôn ngữ và phát hiện ngôn ngữ trong workbook của ứng dụng này.
Điều này khả thi nhờ vào các hàm TRANSLATE và DETECTLANGUAGE, được thêm vào các phiên bản khác nhau của Excel vào tháng 12 năm 2024. Bạn có thể truy cập các hàm này trong phiên bản máy tính để bàn của chương trình trên Windows và Mac, ứng dụng di động (chỉ dành cho người dùng Microsoft 365) và trên web, tham khảo cách cài Office cho Mac miễn phí nếu bạn chưa có Excel.
Cú pháp của hàm TRANSLATE
Có ba đối số trong hàm TRANSLATE: =TRANSLATE (a, b, c).
a: Đề cập đến văn bản cần dịch và được đặt trong dấu ngoặc kép. Hoặc, nó có thể chứa tham chiếu ô của ô chứa văn bản bạn muốn dịch.
b: Chứa mã của ngôn ngữ nguồn và cũng được đặt trong dấu ngoặc kép. Đây là một đối số tùy chọn, vì vậy nếu bạn không đưa vào, Excel sẽ cố gắng phát hiện ngôn ngữ tự động. Điều đó nói rằng, nếu bạn biết ngôn ngữ và mã của nó, bạn nên luôn đưa vào vì nó sẽ giúp làm cho bản dịch chính xác hơn.
c: Sẽ chứa ngôn ngữ đích trong dấu ngoặc kép. Nếu bạn không đưa vào đối số này, Excel sẽ tự động coi ngôn ngữ hệ thống của bạn là ngôn ngữ đích. Trong trường hợp này, việc bao gồm đối số sẽ đảm bảo bản dịch tốt hơn.
Lưu ý: Excel sẽ hiển thị lỗi #NAME? nếu bạn không đặt mã ngôn ngữ trong dấu ngoặc kép.
Cú pháp của hàm DETECTLANGUAGE
Hàm DETECTLANGUAGE chỉ chứa một đối số: =DETECTLANGUAGE (x), trong đó ‘x’ được đặt trong dấu ngoặc kép và là ngôn ngữ cần phát hiện hoặc tham chiếu ô của ô chứa ngôn ngữ cần phát hiện.
Để sử dụng một trong hai hàm này, bạn sẽ cần biết mã ngôn ngữ của các ngôn ngữ đang được sử dụng. Mã ngôn ngữ cho Tiếng Anh là ‘En’, Tiếng Nga là ‘Ru’, Tiếng Tây Ban Nha là ‘Es’, và Tiếng Pháp là ‘Fr’. Bạn có thể tìm mã ngôn ngữ khác trên trang web của Microsoft.
Sử dụng hàm TRANSLATE
- Mở một bảng tính Excel mới và dán văn bản bạn muốn dịch vào bất kỳ ô nào. Ở đây, chúng tôi đã dán văn bản vào Ô A2.
- Bây giờ hãy chuyển đến một ô khác (nơi bạn muốn bản dịch xuất hiện) và nhập
=TRANSLATE(.
- Nhập địa chỉ của ô chứa văn bản bạn muốn dịch, trong trường hợp này sẽ là A2. Sau đó gõ mã ngôn ngữ cho ngôn ngữ nguồn, chẳng hạn như
escho Tiếng Tây Ban Nha trong dấu ngoặc kép sau dấu phẩy.
- Cuối cùng, thêm một dấu phẩy khác và nhập mã ngôn ngữ mà bạn muốn văn bản được dịch, chẳng hạn như
encho Tiếng Anh và đóng ngoặc.
- Nhấn Enter và bạn sẽ thấy rằng văn bản của bạn đã được dịch thành công.
Sử dụng hàm DETECTLANGUAGE
Hàm DETECTLANGUAGE có thể giúp bạn tìm mã của ngôn ngữ được sử dụng trong một ô, giúp dễ dàng nhận diện ngôn ngữ.
- Mở bảng tính Excel mới và dán một số văn bản bằng ngôn ngữ bạn muốn nhận diện.
- Chuyển đến một ô khác và nhập
=DETECTLANGUAGE(.
- Sau đó, thêm địa chỉ của ô chứa văn bản mà bạn muốn nhận diện ngôn ngữ.
- Khi bạn nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị mã của ngôn ngữ được sử dụng trong ô. Trong trường hợp này, bạn sẽ thấy ‘es’ cho Tiếng Tây Ban Nha.
Tạo bản dịch năng động
Bạn có thể sử dụng các công cụ khác của Excel, như thêm danh sách thả xuống để làm cho bản dịch của bạn trở nên năng động và cải thiện trải nghiệm người dùng.
- Đầu tiên, bạn cần tạo một danh sách các ngôn ngữ mà bạn muốn người dùng chọn. Nhấp vào nút ‘+’ ở dưới cùng để mở một trang Excel mới.
- Khi trang mới mở, nhập các ngôn ngữ bạn muốn thêm vào Cột A trong các hàng khác nhau. Sau đó, điền mã ngôn ngữ tương ứng của chúng vào Cột B.
- Nhấp vào Ô C1, nhập
=TRANSLATE(A1,"en",B1)và nhấn Enter. Sau đó di chuyển con trỏ của bạn đến cạnh phải của ô và kéo xuống để điền vào các ô khác với bản dịch.
- Bây giờ, quay lại Sheet 1 bằng cách nhấp vào nó ở góc dưới bên trái và chọn ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Sau đó, vào tab ‘Dữ liệu’ ở đầu và nhấp vào ‘Xác thực Dữ liệu’.
- Trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu, chọn ‘Danh sách’ trong danh sách thả xuống trên tab ‘Cài đặt’.
- Trong ô Nguồn, chọn các ô chứa các bản dịch ngôn ngữ trong Sheet 2. Nhấn Enter và một danh sách thả xuống sẽ được thêm vào ô bạn đã chọn trước đó, với các ngôn ngữ bạn đã thêm vào Sheet 2.
- Tùy thuộc vào cách bạn nhập dữ liệu vào bảng tính của mình, bạn có thể sử dụng hoặc chỉnh sửa công thức sau để liên kết hàm TRANSLATE với danh sách thả xuống:
=TRANSLATE(A3,"en",XLOOKUP($B$1,Sheet2!$C$1:$C$3,Sheet2!$B$1:$B$3).
Lưu ý: Hãy chắc chắn sử dụng dấu $ như trong công thức để khóa vị trí tham chiếu. Nếu bạn bỏ qua điều này, dữ liệu trong các ô khác cũng sẽ thay đổi, làm cho công thức trở nên không hiệu quả.
Những điều cần biết
- Các hàm TRANSLATE và DETECTLANGUAGE mới chỉ được thêm vào gần đây vào Excel, vì vậy chúng có thể chưa có sẵn trên hệ thống của bạn.
- Do sự khác biệt về số lượng ký tự giữa các ngôn ngữ khác nhau, chúng xuất hiện khác nhau. Để đảm bảo sự đồng nhất và đảm bảo bảng tính Excel của bạn có giao diện sạch sẽ, bạn có thể điều chỉnh phông chữ bằng cách thay đổi kích thước, màu sắc, v.v., sau khi sử dụng hàm dịch.
- Nếu bạn gặp lỗi ‘Quá dài văn bản’, bạn cần giảm bớt ký tự trong ô và kích thước ô. Tương tự, để sửa lỗi ‘Lỗi giá trị’, hãy chắc chắn ô không chứa bất kỳ giá trị không phải văn bản nào và xóa nếu có. Lỗi ‘Ngôn ngữ không hợp lệ’ xuất hiện nếu bạn đã nhập mã ngôn ngữ không chính xác hoặc không được hỗ trợ.
- Đối với các hàm TRANSLATE và DETECTLANGUAGE, bạn cần kết nối internet, vì chúng dựa vào Dịch vụ Dịch thuật của Microsoft. Ngoài ra, có một giới hạn về số lần bạn có thể sử dụng chúng. Nếu bạn vượt quá hạn ngạch hàng ngày, bạn sẽ thấy thông báo ‘Yêu cầu bị hạn chế’ và sẽ phải đợi đến khi hạn ngạch được đặt lại.
