Lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets

Đối với Tuyển dụng cũng như các lĩnh vực khác, chúng ta thường dùng Google Biểu mẫu để lấy data ứng viên hay khách hàng. Kết quả sẽ lưu vào Google Sheets giống như Excel chắc chắn việc trùng lặp dữ liệu là không thể nào tránh khỏi. Vậy làm sao để lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets (Trang tính)? Excel thì bạn dễ tìm trên mạng nhưng Google Sheets thì cách lọc có khác. Hiếu sẽ chia sẻ đến các bạn trong bài viết đầu tiên của trang Minh Hiếu HR và của chuyên mục Chia sẻ trong ngành.

• Cập nhật 28/02/2018: Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi thay đổi cách làm nhanh gọn, chính xác, dễ hiểu.
• Cập nhật 23/04/2021: Cách lọc dữ liệu trùng lặp Google Sheet bằng công cụ tiện ích.

Trong danh sách trên có nhiều tên bị trùng nhau. Chúng ta có thể tìm giữ liệu trùng nhau và lọc chúng theo nhiều cách, tùy nhu cầu của bạn.

Tham khảo thêm

Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau

Để tìm dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets, chúng ta chọn cột chứa dãy dữ liệu. Nhấp vào Định dạng chọn Định dạng theo điều kiện.

Trong bảng Quy tắc định dạng có điều kiện, chúng ta điền công thức như hình bên dưới.

=Countif(A:A;A1)>1

Chú ý: nếu dấu ” ; ” không đúng với máy của bạn thì hãy sửa thành dấu ” , ” nhé. Sửa chữ A thành chữ của cột bạn đang định dạng trong file của bạn.

Như vậy bạn đã thấy dễ dàng thấy được các dữ liệu trùng nhau, tiếp theo chúng ta sẽ lọc chúng. Có 2 cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Google trang tính.

Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng

Hiếu chèn phía trên một hàng để đặt tên nhé. Tại ô kế bên đầu tiên, bạn nhập công thức như hình dưới, sau đó kéo công thức xuống hết nguyên cột.

=countif(A:A;A2)=1

Lúc này TRUE là các dữ liệu không bị trùng, còn FALSE là các dữ liệu bị trùng nhau. Chúng ta nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc.

Tiếp theo nhấp vào nút lọc. Bây giờ chúng ta muốn xem dữ liệu không trùng nhau thì giữ lại TRUE, còn muốn xem dữ liệu bị trùng nhau thì giữ lại FALSE.

Và kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE – dữ liệu không trùng.

Nhưng cách này chưa phải là tối ưu. Chúng ta chỉ xem được trùng hoặc không trùng. Điều mà chúng ta mơ ước chính là một danh sách đầy đủ dữ liệu, chỉ lọc bỏ đi những dữ liệu bị lặp 2 lần trở lên. Hiếu cam đoan đây là bài viết đầu tiên xuất hiện trên Google giúp bạn làm điều này. haha

Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi

Chọn ô đầu tiên kế bên cột chứa dữ liệu, Hiếu chọn cột B thì tương ứng với A2 sẽ là B2. Ở ô này bạn điền công thức như ảnh dưới.

Như vậy là những ô lặp lại lần thứ 2 trở đi sẽ đổi thành Tranngocminhhieu.com

=if(countif($A$2:A2;A2)=1;A2;”Tranngocminhhieu.com”)

Giải thích:

$A$2: là để cố định không thay đổi

A2: sẽ thay đổi khi kéo xuống

“Tranngocminhhieu.com”: Tùy bạn muốn ghi gì cũng được

Bây giờ để lọc lấy dữ liệu xuất hiện lần đầu tiên thì tích vào nút lọc > bỏ chọn Tranngocminhhieu.com > OK

Tuyệt vời chưa, hehe

Kết quả bạn đã có môt danh sách đầy đủ dữ liệu, không bị mất bất dữ liệu nào mà cũng không trùng dữ liệu nào. Bạn cũng có thể thấy được dữ liều nào có trùng ở ô có highlight.

Lọc dữ liệu trùng lặp bằng công cụ tiện ích

Mình thấy có khá nhiều bạn không rành về dùng công thức lắm nên mình đã cập nhật thêm một cách mới tự động hóa hơn để lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet.

Cách này bạn chỉ được dùng thử 14 ngày, sau 14 ngày bạn phải đổi Gmail khác hoặc mua bản quyền cho công cụ này. Giá là £19.99 tức khoảng 640.000đ để dùng vĩnh viễn cho tài khoản Gmail của bạn. Nếu bạn chuyên làm các công việc phải lọc dữ liệu Google Sheet thường xuyên thì cân nhắc mua, trang của tác giả tại đây.

Bước 1: Bạn vào Tiện ích bổ sung > Tải tiện ichs bổ sung.

Bước 2: Bạn tìm từ khóa “remove duplicates” và chọn tiện ích của tác giả EXPAND9. Đừng chọn mấy cái khác, mình thử rồi và thấy của EXPAND9 là ngon và dễ dùng nhất.

remove duplicates

Bước 3: Bạn nhấp vào nút Cài đặt

Bước 4: Bạn nhấp lần lượt nút Tiếp tục > chọn gmail của bạn > Cho phép > Xong.

Bước 5: Bạn quay lại trang Google Sheet có dữ liệu trùng lặp > Tiện ích bổ sung > Remove Duplicates > Start để bắt đầu lọc dữ liệu trùng lặp.

Bước 6: Bạn nhấp vào nút Select columns (Chọn cột) > Tích chọn hoặc bỏ các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc > Save (Lưu).

Bước 7: Highlight hoặc xóa dữ liệu trùng lặp Google Sheet. Nếu bạn để Highlight > nhấp Search bạn sẽ các có hàng dữ liệu bị trùng lần thứ 2 trở lên bị bôi vàng như hình này.

Nếu bạn chọn Delete (Xóa) > nhấp nút Search thì các hàng dữ liệu bị trùng lần 2 trở lên sẽ bị xóa.

Kết

Quá tuyệt vời phải không nào. Với cách lọc cuối cùng sẽ giúp bạn thực hiện được nhiều công việc đấy, chẳng hạn gửi email hoặc nhắn tin hàng loạt thì quá đã luôn. Mình gợi ý thêm một bài khá liên quan chủ đề này đó là cách gộp nhiều file Excel và CSV thành 1 Sheet. Bạn cảm thấy các cách làm trên thế nào và có khó khăn thế gì hãy để lại bình luận bên dưới bài viết nhé.