Đối với Tuyển dụng cũng như các lĩnh vực khác, chúng ta thường dùng Google Biểu mẫu để lấy data ứng viên hay khách hàng. Kết quả sẽ lưu vào Google Sheets giống như Excel chắc chắn việc trùng lặp dữ liệu là không thể nào tránh khỏi. Vậy làm sao để lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets (Trang tính)? Excel thì bạn dễ tìm trên mạng nhưng Google Sheets thì cách lọc có khác. Hiếu sẽ chia sẻ đến các bạn trong bài viết đầu tiên của trang Minh Hiếu HR và của chuyên mục Chia sẻ trong ngành.
- Cập nhật 28/02/2018: Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi thay đổi cách làm nhanh gọn, chính xác, dễ hiểu.
- Cập nhật 23/04/2021: Cách lọc dữ liệu trùng lặp Google Sheet bằng công cụ tiện ích.
Trong danh sách trên có nhiều tên bị trùng nhau. Chúng ta có thể tìm giữ liệu trùng nhau và lọc chúng theo nhiều cách, tùy nhu cầu của bạn.
Tham khảo thêm
Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau
Để tìm dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets, chúng ta chọn cột chứa dãy dữ liệu. Nhấp vào Định dạng chọn Định dạng theo điều kiện.
Trong bảng Quy tắc định dạng có điều kiện, chúng ta điền công thức như hình bên dưới.
=Countif(A:A;A1)>1
Chú ý: nếu dấu ” ; ” không đúng với máy của bạn thì hãy sửa thành dấu ” , ” nhé. Sửa chữ A thành chữ của cột bạn đang định dạng trong file của bạn.
Như vậy bạn đã thấy dễ dàng thấy được các dữ liệu trùng nhau, tiếp theo chúng ta sẽ lọc chúng. Có 2 cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Google trang tính.
Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng
Hiếu chèn phía trên một hàng để đặt tên nhé. Tại ô kế bên đầu tiên, bạn nhập công thức như hình dưới, sau đó kéo công thức xuống hết nguyên cột.
=countif(A:A;A2)=1
Lúc này TRUE là các dữ liệu không bị trùng, còn FALSE là các dữ liệu bị trùng nhau. Chúng ta nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc.
Tiếp theo nhấp vào nút lọc. Bây giờ chúng ta muốn xem dữ liệu không trùng nhau thì giữ lại TRUE, còn muốn xem dữ liệu bị trùng nhau thì giữ lại FALSE.
Và kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE – dữ liệu không trùng.
Nhưng cách này chưa phải là tối ưu. Chúng ta chỉ xem được trùng hoặc không trùng. Điều mà chúng ta mơ ước chính là một danh sách đầy đủ dữ liệu, chỉ lọc bỏ đi những dữ liệu bị lặp 2 lần trở lên. Hiếu cam đoan đây là bài viết đầu tiên xuất hiện trên Google giúp bạn làm điều này. haha
Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi
Chọn ô đầu tiên kế bên cột chứa dữ liệu, Hiếu chọn cột B thì tương ứng với A2 sẽ là B2. Ở ô này bạn điền công thức như ảnh dưới.
Như vậy là những ô lặp lại lần thứ 2 trở đi sẽ đổi thành Tranngocminhhieu.com
=if(countif($A$2:A2;A2)=1;A2;”Tranngocminhhieu.com”)
Giải thích:
$A$2: là để cố định không thay đổi
A2: sẽ thay đổi khi kéo xuống
“Tranngocminhhieu.com”: Tùy bạn muốn ghi gì cũng được
Bây giờ để lọc lấy dữ liệu xuất hiện lần đầu tiên thì tích vào nút lọc > bỏ chọn Tranngocminhhieu.com > OK
Tuyệt vời chưa, hehe
Kết quả bạn đã có môt danh sách đầy đủ dữ liệu, không bị mất bất dữ liệu nào mà cũng không trùng dữ liệu nào. Bạn cũng có thể thấy được dữ liều nào có trùng ở ô có highlight.
Lọc dữ liệu trùng lặp bằng công cụ tiện ích
Mình thấy có khá nhiều bạn không rành về dùng công thức lắm nên mình đã cập nhật thêm một cách mới tự động hóa hơn để lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet.
Cách này bạn chỉ được dùng thử 14 ngày, sau 14 ngày bạn phải đổi Gmail khác hoặc mua bản quyền cho công cụ này. Giá là £19.99 tức khoảng 640.000đ để dùng vĩnh viễn cho tài khoản Gmail của bạn. Nếu bạn chuyên làm các công việc phải lọc dữ liệu Google Sheet thường xuyên thì cân nhắc mua, trang của tác giả tại đây.
Bước 1: Bạn vào Tiện ích bổ sung > Tải tiện ichs bổ sung.
Bước 2: Bạn tìm từ khóa “remove duplicates” và chọn tiện ích của tác giả EXPAND9. Đừng chọn mấy cái khác, mình thử rồi và thấy của EXPAND9 là ngon và dễ dùng nhất.
remove duplicates
Bước 3: Bạn nhấp vào nút Cài đặt
Bước 4: Bạn nhấp lần lượt nút Tiếp tục > chọn gmail của bạn > Cho phép > Xong.
Bước 5: Bạn quay lại trang Google Sheet có dữ liệu trùng lặp > Tiện ích bổ sung > Remove Duplicates > Start để bắt đầu lọc dữ liệu trùng lặp.
Bước 6: Bạn nhấp vào nút Select columns (Chọn cột) > Tích chọn hoặc bỏ các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc > Save (Lưu).
Bước 7: Highlight hoặc xóa dữ liệu trùng lặp Google Sheet. Nếu bạn để Highlight > nhấp Search bạn sẽ các có hàng dữ liệu bị trùng lần thứ 2 trở lên bị bôi vàng như hình này.
Nếu bạn chọn Delete (Xóa) > nhấp nút Search thì các hàng dữ liệu bị trùng lần 2 trở lên sẽ bị xóa.
Kết
Quá tuyệt vời phải không nào. Với cách lọc cuối cùng sẽ giúp bạn thực hiện được nhiều công việc đấy, chẳng hạn gửi email hoặc nhắn tin hàng loạt thì quá đã luôn. Mình gợi ý thêm một bài khá liên quan chủ đề này đó là cách gộp nhiều file Excel và CSV thành 1 Sheet. Bạn cảm thấy các cách làm trên thế nào và có khó khăn thế gì hãy để lại bình luận bên dưới bài viết nhé.
Ad cho hỏi, ở cột B của nhiều sheet đều có nhiều mã khách hàng, mình muốn cảnh báo khi có mã khách hàng trùng (các mã trùng nằm ở các sheet khác nhau) thì phải làm thế nào. Xin chân thành cảm ơn
em chào anh, anh cho e hỏi 1 chút. Em tải file đơn hàng trên shopee về và xử lý trên google sheet. Cùng 1 đơn hàng nhưng có 3 sp khác nhau thì khi tải file sẽ chia thành 3 hàng với 3 sản phẩm. Làm thế nào để em có thể kết hợp 3 hàng đó thành 1 hàng ạ
Chào Thị Bình, ý tưởng sẽ là gộp tên 3 sản phẩm vào chung 1 ô. Nhưng mà để làm được tự động thì không dễ. Với kiến thức của Lucid Gen đang có thì phải dùng Python để xử lý.
anh ơi , muốn hỏi em có nhiều mã đơn trùng nhau em muốn tạo 1 cột để phân tích tổng số lần mà mã đó bị trùng thì em làm như thế nào ạ .
em count if rồi trừ 1 là ra nha Tiên
E chào ad, cảm ơn bài viết hữu ích của ad. Nhưng trong quá trình thực hiện lọc dữ liệu của e thì có 1 số dữ liệu chỉ xuất hiện 1 lần khi lọc thì lại hiện false. Ad giải đáp giúp e với ạ. E cảm ơn
Bài viết rất hữu ích. Thanks web nhá
Hi Ngân, mình rất vui khi nhận được bình luận của bạn.
em dùng cách 3 là lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi mà không được, giúp em với ạ. em cảm ơn!
Em có tạo 3 ô cột H I J ô, J em để tên là ngày, khi cick đúp vào ô cột J nó hiện ra lịch ví dụ: e chọn ngày 12/12/2020 nó sẽ hiện ra ở ô, Và Cột I e để là thứ. Giờ e muốn khi chọn ngày tháng năm ở cột J. Thì cột Thứ ở ( I ) nó tự động nhảy thứ mấy luôn thì làm sao ạ
Chào Hoà, em dùng công thức này nhé
I2=if(weekday(J2)=1,”Chủ nhật”,”Thứ “&weekday(J2))
Trong công thức này em sửa số 2 thành số đầu tiên của dữ liệu cột J, dấu phẩy em xem nếu không hoạt động thành sửa thành chấm phẩy.
anh ơi cho em hỏi em muốn check trùng lặp sđt và hiển thị thông báo như ở excel nhưng làm trên google sheeet thì làm thế nào ạ? cám ơn admin
Chào em, Excel của Microsoft, Google Sheet của Google. Nên một số tính năng 2 ứng dụng này không sử dụng giống nhau được. Về phần lọc dữ liệu thì có một số cách như trên bài viết. Cách khác nữa là em mở Google Sheet lên > Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung, sau đó em tìm “Remove Duplicates” sau đó em thử với từng tiện ích xem cái nào hợp với em nha.
Có cách nào lọc trùng trong sheet đó nhưng bỏ qua các ô trùng đã ẩn đi rồi không ad?
ví dụ: trùng 3 số nhưng đã ẩn đi 2 thì hiện trùng là 1 thôi.
ok bạn
nói chug là khó hiêu lắm bác ạ. lần sau cập nhật viết dễ hiểu hơn xíu. ngồi đây 2 tiếng rồi mà chả giai quyết được vấn đề gì
Chào Hảo, mình chia buồn vì bạn đã cố gắng làm theo những không được.
Tuy nhiên vẫn có nhiều bạn làm được, hiểu được.
Mình sẽ ghi nhận và tìm cách nào đó dễ hiểu hơn để cập nhật bài viết này.
Hãy ủng hộ blog của mình nhé!
Chào các bạn. Mình đang cần lọc số điện thoại trùng nhau giữa các sheet trên google sheet nhưng chưa biết cách phải làm thế nào. Mong các bạn hỗ trợ. Mình xin cảm ơn
Giữa các sheet thì khó đấy, mình thấy khả năng chỉ làm trong 1 sheet được thôi. Mình sẽ nghiên cứu thêm có cách nào không, nhưng khả năng là phải dùng tiện ích của một bên thứ 3
hi anh, anh đã nghiên cứu được cách nào để lọc trùng dữ liệu giữa 2 sheet chưa ạ?
Copy hết vào 1 sheet rồi lọc thôi bạn ^_^
Siêu tuyệt vời luôn. Lần đầu thấy ai dạy mà dễ hiểu, ví dụ gần gũi thực tế vậy luôn. Mong bạn sẽ ra nhiều bài hơn nữa
Cảm ơn Thanh Tâm nhé. Bài biết này mình cũng đang muốn chỉnh sửa để bổ sung thêm một vài kiến thức mới. Bạn có thể theo dõi blog của mình qua Facebook hoặc đăng ký nhận thông báo khi mình đăng bài mới qua email nha.
Dạ em cảm ơn, hiện em có dữ liệu thô anh có thể truy cập vào Drive online của em và làm hàm giúp em với được không ạ 🙂 vì không phải dân chuyên gia nên rất bí phần này ạ
Chào Ami, nhắn qua fanpage anh nhé
Em cảm ơn anh phản hồi, tuy nhiên dữ liệu mà em đang sử lý là dữ liệu luôn luôn thay đổi vì sẽ có thêm những học sinh mới đăng kí và những học sinh nghỉ, đi kèm là những dữ liệu trong các cột khác cũng sẽ thay đổi thì em muốn tạo một sheet khác có thể giúp mình theo dõi dữ liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng khi cần ấy ạ
Chào Ami
Vậy em dùng cách 2 mà anh nói đi, dùng hàm IF kết hợp AND. Sau đó theo dõi Filter dựa theo cột đó. Công thức thì em cứ kéo thẳng xuống dư ra vài chục hàng. Dù dữ liệu của em có thay đổi thì cột đó cũng sẽ thay đổi theo
Còn một cách khác nữa là em dùng định dạng có điều kiện để biến đổi màu sắc nhưng cách này hơi khó, nếu em tìm ra được thì tốt.
Chào anh nhé, em là Ami, em đang gặp chút rắc rối khi sử lý một bảng danh sách học sinh của trung tâm bao gồm học sinh đang học và học sinh đã nghỉ, trong đó có các trường (cột) thông tin như lớp, số buổi học còn lại vân vân, vậy làm sao để em lọc được ra danh sách học sinh đang học và ở trong lớp mà em mong muốn (xuất và sheet khách trong cùng 1 file)
Rất mong anh phản hồi giúp đỡ. em cảm ơn anh
Chào Ami, trường hợp của em anh thấy có 2 cách làm như sau:
Cách 1: Em dùng chức năng Filter (lọc) để lọc theo giá trị 2 cột mà em muốn.
Cách 2: Em tạo thêm một cột ở ngoài cùng bên phải đặt tên ví dụ như “Học sinh đang học và ở trong lớp” rồi em dùng hàm if(and(điều kiện 1, điều kiện 2),”Chọn”,”Không chọn”). Sau đó em sắp theo thứ tự A-Z của cột mới tạo hoặc dùng Filter (lọc) theo cột mới tạo. Rồi em copy list lọc được ra một sheet khác
Em thử xem nhé