Nếu bạn cần sử dụng tính năng lịch của Microsoft Outlook để lên kế hoạch cho các cuộc họp, bạn đang ở đúng nơi rồi. Hãy theo dõi hướng dẫn chi tiết từng bước này để tạo một cuộc hẹn, biến nó thành cuộc họp và mời những người phù hợp tham gia. Tham khảo cách tải Outlook trên Mac miễn phí nếu bạn chưa có Outlook.
Cách Lên Lịch Cuộc Họp Bằng Outlook — Hướng Dẫn Từng Bước
Bước 1: Mở Outlook và nhấp vào biểu tượng Lịch ở phía bên trái.
Bước 2: Quyết định ngày và giờ cho cuộc họp của bạn. Nhấp vào ngày đó rồi nhấp đúp vào khung thời gian bạn muốn sử dụng. Lưu ý: Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào khung thời gian và chọn Yêu cầu cuộc họp mới.
Bước 3: Lúc này, một cửa sổ riêng biệt sẽ hiện ra để bạn nhập tất cả thông tin liên quan đến cuộc họp. Hãy tạo tiêu đề cho cuộc họp của bạn và sử dụng menu thả xuống bên cạnh thời gian kết thúc để chọn thời lượng của cuộc họp.
Bước 4: Tùy chọn — thêm thông tin bổ sung vào ô văn bản chính nếu cần thiết.
Bước 5: Để mời người tham gia cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Mời người tham dự ở phía trên của cửa sổ cuộc hẹn. Điều này sẽ tạo ra phần Từ (email của bạn) và các phần Người tham dự yêu cầu và Tùy chọn.
Bước 6: Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham dự cuộc họp vào các phần tương ứng.
Bước 7: Thêm địa điểm cho cuộc họp của bạn để người tham dự biết nơi cần đến. Nếu tổ chức của bạn có các phòng họp riêng, đội ngũ IT của bạn có thể đã cài đặt tính năng Tìm phòng. Tuy nhiên, nếu nhấp vào nút đó không mang lại thông tin mới, bạn sẽ phải tự tay nhập vào địa điểm, như đã chỉ dẫn.
Bước 8: Quyết định xem bạn muốn tổ chức cuộc họp này một lần hay định kỳ. Nếu bạn cần tổ chức cuộc họp hàng tuần hoặc hàng tháng, nhấp vào biểu tượng màu xanh Làm định kỳ. Biểu tượng này có hai mũi tên cong.
Bước 9: Chỉnh sửa các tùy chọn cuộc họp định kỳ của bạn. Bạn có thể chọn mức độ thường xuyên của cuộc họp và nếu bạn muốn nó được định kỳ vô thời hạn hay kết thúc sau một khoảng thời gian cụ thể. Trong trường hợp này, người dùng đã chọn chuỗi tám cuộc họp hàng tháng, luôn diễn ra vào chiều thứ Tư trong vòng nửa giờ.
Bước 10: Nhấp OK để xác nhận thông tin định kỳ của cuộc họp. Kiểm tra lại tất cả thông tin cuộc họp để chắc chắn và nhấn Gửi. Outlook sẽ nhắc bạn nếu bạn đã tạo cuộc họp với người tham dự nhưng quên gửi nó.
Sử dụng Outlook để lên lịch cuộc họp như trên đảm bảo rằng người nhận nhận được lời mời dưới dạng email. Họ có thể chấp nhận hoặc từ chối và nếu họ cũng là người dùng Outlook, khi họ chấp nhận, sự kiện sẽ tự động được thêm vào lịch của họ. Lịch của bạn sẽ tự động hiển thị ai đã xác nhận tham gia.
Mẹo nhỏ: Nếu thời gian hoặc ngày của cuộc họp không còn phù hợp, bạn có thể chỉnh sửa nó bất kỳ lúc nào bằng cách mở cuộc họp trong lịch và điều chỉnh thủ công. Người nhận cũng có thể đề xuất thời gian thay thế trong phản hồi của họ. Cuối cùng, bạn luôn có thể thay đổi tần suất của cuộc họp bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa Tần suất màu xanh, nằm ở cuối chi tiết tần suất trên cửa sổ cuộc họp.
Kết luận
Như vậy, với một số bước đơn giản, bạn đã có thể tạo và quản lý các cuộc họp một cách linh hoạt trên Microsoft Outlook. Còn thắc mắc nào khác về cách sử dụng Outlook? Hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất mong được giải đáp cho bạn!
