Cách chia sẻ file Google Drive với 3 kiểu cần phân biệt

Google Drive đã quá phổ biến và gần như ngày nào cũng xuất hiện trong công việc của chúng ta. Nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu, bài viết này sẽ đi từ những thao tác cơ bản như tải file, tạo thư mục, đến phần quan trọng nhất là 3 kiểu chia sẻ file Google Drive mà bạn cần phân biệt, và cuối cùng là cách mua thêm dung lượng. Hiếu đã cập nhật lại phần chia sẻ theo hộp thoại Chia sẻ hiện tại của Google Drive (10/2026), vì giao diện cũ năm 2019 đã không còn nữa.

Đăng nhập Google Drive

Để bắt đầu sử dụng Google Drive, bạn cần có một tài khoản Google (Gmail). Nếu chưa có, bạn hãy tạo một tài khoản Gmail trước. Khi đã có Gmail rồi, bạn có thể đăng nhập Google Drive bằng liên kết drive.google.com để sử dụng.

Lần đầu vào Google Drive sẽ có vài cửa sổ giới thiệu, bạn cứ tắt đi nhé. Ảnh bên dưới là giao diện lúc Hiếu viết bài lần đầu, giao diện hiện tại đã đổi màu sắc và bố cục chút xíu nhưng các nút chính vẫn nằm ở vị trí tương tự.

Tải file lên Google Drive

Để tải file lên Google Drive, bạn nhấp vào nút Mới (dấu cộng) ở góc trên bên trái trang Google Drive.

Bạn có 2 lựa chọn để tải lên Google Drive như sau:

• Tải tệp lên: bạn chọn từng file riêng lẻ để tải lên.
• Tải thư mục lên: bạn chỉ chọn thư mục, toàn bộ file trong thư mục sẽ được tải lên Google Drive.

Ngoài tải file từ máy tính lên Google Drive, bạn còn có thể tạo một số file khác được Google Drive hỗ trợ như Google Tài liệu (Google Docs), Google Trang tính (Google Sheets), Google Biểu mẫu (Google Forms)…

Sau khi tải file lên, bạn có thể đổi tên, xóa, hay làm một số tác vụ bằng cách nhấp chuột phải vào file nhé.

Tạo thư mục trong Google Drive

Để tạo thư mục trong Google Drive, bạn nhấp vào nút Mới rồi chọn Thư mục.

Hãy đặt tên cho thư mục bạn muốn tạo trên Google Drive, sau đó nhấp Tạo.

Di chuyển file vào thư mục Google Drive

Có file rồi, có thư mục rồi. Chúng ta sẽ nghĩ tới việc sắp xếp, di chuyển chúng. Có 2 cách để bạn di chuyển file trên Google Drive.

Cách 1: bạn nhấp giữ chuột vào file muốn di chuyển rồi kéo thả vào thư mục đích.

Cách 2: bạn nhấp chuột phải vào file rồi chọn Sắp xếp > Di chuyển (giao diện cũ ghi là Di chuyển tới). Sẽ có một cửa sổ nhỏ cho bạn chọn thư mục đích, chọn xong thư mục thì bạn nhấp vào nút Di chuyển để hoàn thành.

Chia sẻ file trên Google Drive

Chia sẻ là khâu quan trọng nhất mà người dùng mới cần hiểu, những phần khác thì tương đối dễ rồi. Trước khi vào 3 kiểu chia sẻ, bạn cần biết hộp thoại Chia sẻ hiện tại của Google Drive gồm 2 phần chính:

• Ô thêm người: nơi bạn nhập email của người cụ thể muốn chia sẻ, bên cạnh là ô chọn vai trò của họ.
• Quyền truy cập chung: quyết định ai được mở file bằng đường liên kết. Mặc định là Hạn chế (chỉ những người đã được thêm mới mở được), có thể đổi thành Bất kỳ ai có đường liên kết. Tùy loại tài khoản, bạn có thể thấy thêm lựa chọn Công khai, tức là ai cũng có thể tìm thấy file trên Google.

Dù chia sẻ theo kiểu nào, bạn cũng sẽ chọn một trong 3 vai trò sau:

• Người xem: chỉ xem và tải file xuống, không nhận xét hay chỉnh sửa được.
• Người nhận xét: xem, tải xuống và để lại nhận xét, nhưng không sửa nội dung.
• Người chỉnh sửa: xem, nhận xét, chỉnh sửa và chia sẻ tiếp cho người khác.

Kết hợp 2 phần trên, Hiếu chia ra 3 kiểu chia sẻ file Google Drive hay dùng nhất trong công việc:

1. Chia sẻ để ai có đường liên kết cũng xem được.
2. Chia sẻ cho một vài người cụ thể (qua email) với quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa.
3. Chia sẻ để ai có đường liên kết cũng chỉnh sửa được.

Cả 3 kiểu đều bắt đầu giống nhau: bạn nhấp chuột phải vào file hoặc thư mục muốn chia sẻ, rồi chọn Chia sẻ để mở hộp thoại chia sẻ. Ảnh chụp bên dưới là menu chuột phải ở giao diện cũ, mục Chia sẻ hiện vẫn nằm trong menu này.

Kiểu 1: Chia sẻ để ai có đường liên kết cũng xem được

Kiểu này phù hợp khi bạn muốn gửi tài liệu cho nhiều người, không cần biết email của từng người. Ai mở liên kết cũng xem được file nhưng không sửa được.

Bước 1: Mở hộp thoại chia sẻ. Nhấp chuột phải vào file, chọn Chia sẻ.

Bước 2: Mở quyền truy cập bằng liên kết. Tại mục Quyền truy cập chung, nhấp vào ô Hạn chế và đổi thành Bất kỳ ai có đường liên kết.

Bước 3: Chọn vai trò. Ở ô vai trò bên phải, chọn Người xem.

Bước 4: Lấy liên kết. Nhấp Sao chép đường liên kết rồi dán gửi cho người khác, sau đó nhấp Xong.

Lưu ý: Người nhận không cần đăng nhập tài khoản Google vẫn mở được file. Vì vậy bạn đừng dùng kiểu này cho file có thông tin nhạy cảm như bảng lương hay danh sách khách hàng, vì liên kết bị chuyển tiếp lung tung là ai cũng xem được.

Kiểu 2: Chia sẻ cho người cụ thể qua email

Đây là kiểu an toàn nhất, Hiếu khuyên bạn dùng kiểu này khi làm việc với đồng nghiệp hay khách hàng. Chỉ những người có email được bạn thêm vào mới mở được file, người khác có liên kết cũng không xem được.

Bước 1: Mở hộp thoại chia sẻ. Nhấp chuột phải vào file hoặc thư mục, chọn Chia sẻ.

Bước 2: Thêm người nhận. Nhập địa chỉ email của người được chia sẻ vào ô thêm người, có thể nhập nhiều email cùng lúc.

Bước 3: Chọn vai trò. Chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa tùy mức độ bạn muốn giao cho họ.

Bước 4: Gửi chia sẻ. Giữ tích chọn Thông báo cho mọi người nếu muốn họ nhận email báo, có thể viết thêm lời nhắn, rồi nhấp Gửi.

Hãy để Quyền truy cập chung ở chế độ Hạn chế thì kiểu chia sẻ này mới có ý nghĩa. Nếu bạn lỡ để Bất kỳ ai có đường liên kết, những người không được thêm vẫn mở được file khi có liên kết.

Sau khi chia sẻ, bạn vẫn có thể sửa lại quyền bằng cách mở lại hộp thoại Chia sẻ và nhấp vào ô vai trò bên cạnh tên người đó. Tại đây bạn có thể đổi vai trò, xóa quyền truy cập, hoặc chuyển quyền sở hữu cho họ nếu cần (ví dụ khi bàn giao công việc trước lúc nghỉ việc).

Kiểu 3: Chia sẻ để ai có đường liên kết cũng chỉnh sửa được

Kiểu này tiện khi bạn cần nhiều người cùng điền vào một file, ví dụ danh sách đăng ký trong lớp hay bảng tổng hợp của một nhóm đông người mà bạn không có email của từng người.

Bước 1: Mở hộp thoại chia sẻ. Nhấp chuột phải vào file, chọn Chia sẻ.

Bước 2: Mở quyền truy cập bằng liên kết. Tại mục Quyền truy cập chung, đổi Hạn chế thành Bất kỳ ai có đường liên kết.

Bước 3: Cấp quyền chỉnh sửa. Ở ô vai trò bên phải, chọn Người chỉnh sửa.

Bước 4: Lấy liên kết. Nhấp Sao chép đường liên kết, gửi cho mọi người rồi nhấp Xong.

Cảnh báo: Với kiểu này, bất kỳ ai có liên kết đều có thể sửa hoặc xóa nội dung, kể cả người không đăng nhập. Bạn chỉ nên dùng cho file không quan trọng, và nhớ đổi lại về Hạn chế khi đã thu thập xong. Nếu lỡ bị sửa sai, bạn có thể vào Tệp > Nhật ký phiên bản trong Google Docs, Sheets để khôi phục bản cũ.

Nếu cần đối chiếu thêm, bạn có thể xem hướng dẫn chính thức của Google về chia sẻ tệp từ Google Drive.

Thêm file được chia sẻ vào Drive của tôi bằng lối tắt

Ngày trước Google Drive có tính năng “Thêm vào Drive của tôi” để đưa file người khác chia sẻ vào thư mục của mình. Từ năm 2020, Google đã thay tính năng này bằng lối tắt (shortcut), nên nhiều bạn từng tưởng là mất tính năng. Lối tắt chỉ là một đường dẫn trỏ tới file gốc, không tạo thêm bản sao và không tốn dung lượng của bạn.

Cách 1: Vào mục Được chia sẻ với tôi, nhấp chuột phải vào file hoặc thư mục, chọn Sắp xếp > Thêm lối tắt (một số giao diện ghi là Thêm lối tắt vào Drive), chọn nơi đặt rồi nhấp Thêm lối tắt.

Cách 2: Nếu dùng Google Chrome, bạn chọn file rồi nhấn Ctrl + C, mở thư mục muốn đặt và nhấn Ctrl + Shift + V để dán lối tắt.

Tìm lại file đã xóa trên Google Drive

Nếu lỡ xóa mất một file hay thư mục trên Google Drive, bạn đừng lo, chúng vẫn còn nằm trong Thùng rác nhé. Khi nhấp chuột phải vào bạn có thể khôi phục file đã xóa hoặc xóa vĩnh viễn. Lưu ý là file trong Thùng rác sẽ bị Google tự xóa vĩnh viễn sau 30 ngày, nên phát hiện sớm thì khôi phục sớm.

Đồng bộ Google Drive trên máy tính & điện thoại

Tính năng không thể thiếu của các tiện ích lưu trữ đám mây như Google Drive là đồng bộ file giữa các thiết bị và trên web. Nếu bạn làm designer hoặc thường làm việc trên 2 máy tính thì tính năng này khá hữu ích.

Tải Google Drive trên máy tính

Ứng dụng cũ Backup and Sync (Sao lưu và đồng bộ hóa) đã được Google thay bằng Drive cho máy tính (Google Drive for desktop). Bạn tải tại trang google.com/drive/download, cài đặt rồi đăng nhập đúng tài khoản Gmail của bạn nhé.

Sau khi cài, trên máy sẽ xuất hiện ổ đĩa hoặc thư mục Google Drive. File bạn bỏ vào đó sẽ tự tải lên Google Drive, và ngược lại file tải lên trang web cũng xuất hiện trên máy. Trong phần cài đặt có 2 chế độ:

• Stream files (truyền trực tuyến): file chỉ nằm trên đám mây, khi mở mới tải về, gần như không chiếm dung lượng ổ cứng.
• Mirror files (phản chiếu): tải một bản đầy đủ xuống máy, mở nhanh và làm việc được khi không có mạng, nhưng tốn dung lượng ổ cứng.

Mình thấy đồng bộ cũng có lợi mà cũng có phiền, nhất là khi ổ cứng nhỏ. Nếu máy bạn ít dung lượng thì chọn Stream files cho nhẹ đầu.

Tải Google Drive trên điện thoại

Google Drive trên điện thoại thì sẽ không đồng bộ kiểu tải về như máy tính, mà chủ yếu để bạn xem và quản lý file cho tiện. Để tải Google Drive trên điện thoại, bạn chỉ cần mở cửa hàng ứng dụng rồi tìm Google Drive. Hoặc bạn có thể tải nhanh bằng cách nhấp vào nút dưới đây.

Kiểm tra và mua thêm dung lượng Google Drive

Mặc định Google cho bạn 15GB dung lượng miễn phí để chứa dữ liệu. Lưu ý là 15GB này dùng chung cho Google Drive, Gmail và Google Photos, chứ không phải chỉ riêng Google Drive.

Hãy nhìn góc dưới bên trái trang Google Drive để kiểm tra dung lượng đã dùng. Nếu muốn mua thêm, bạn nhấp vào nút mua thêm bộ nhớ ngay bên dưới thanh dung lượng, Google sẽ chuyển bạn sang trang gói Google One.

Google One có nhiều gói dung lượng, giá và tên gói thay đổi khá thường xuyên nên Hiếu không ghi cụ thể ở đây. Bạn hãy xem giá mới nhất tại trang các gói Google One. Lời khuyên của Hiếu là nếu chưa chắc mình cần bao nhiêu thì chọn gói nhỏ trả theo tháng trước, vì nâng cấp lên gói lớn hơn lúc nào cũng được.

Để thanh toán, tài khoản Google của bạn cần có phương thức thanh toán. Bạn có thể thêm ngay lúc mua gói, hoặc truy cập pay.google.com rồi nhấp vào Thêm phương thức thanh toán.

Nhập thông tin thẻ của bạn rồi nhấp lưu là xong.

Sau khi thêm phương thức thanh toán xong, bạn quay lại trang Google One để mua dung lượng nhé.

Lời kết

Các thao tác cơ bản trên Google Drive khá dễ, phần cần nhớ nhất vẫn là 3 kiểu chia sẻ. Hiếu khuyên bạn nên mặc định dùng kiểu 2 (chia sẻ qua email, để Quyền truy cập chung ở Hạn chế), chỉ mở “Bất kỳ ai có đường liên kết” khi thật sự cần, vì file đã lộ liên kết thì rất khó kiểm soát ai đang xem.

Nếu giao diện Google Drive của bạn khác với mô tả trong bài, hãy để lại bình luận bên dưới để Hiếu cập nhật nhé. Chúc bạn sớm thành thạo Google Drive!