Mục lục
Để cá nhân hóa cho các hợp đồng và văn bản thì tính năng Mail Merge của Word là công cụ được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên các trường dữ liệu dạng số đôi lúc thể hiện không đúng định dạng mà chúng ta mong muốn. Lucid Gen đã soạn ra một bộ công thức 2024 để giúp bạn định dạng số trong Mail Merge đúng ý hơn, bên cạnh đó mình cũng hướng dẫn cách lấy theo định dạng số trên Excel.
Định dạng số trong Mail Merge cơ bản
Để can thiệp vào định dạng số của một trường thông tin đang hiển thị trên Mail Merge thì chúng ta phải xem ở chế độ Field Codes. Bạn hãy làm quen với các bước cơ bản này trước nhé.
Bước 1: Nhấp chuột phải vào trường thông tin và chọn Toggle Field Codes. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt bằng cách nhấp chuột trái vào trường thông tin và nhấn tổ hợp phím Shift F9.
Bước 2: Chế độ Field Codes mặc định sẽ là {MERGEFIELD field_name}, để thêm định dạng số cho trường thông tin đó thì chúng ta cần thêm một mã định dạng vào phía sau field_name. Ví dụ cụ thể hơn, mình sẽ có một file Excel có tên cột như sau.
| Date | Number | Percent x 100 | Percent |
|---|---|---|---|
| 14/02/2021 | 500000.789 | 96.69 | 0.9669 |
Trên Mail Merge, để định dạng số cho 500000.789 thành 500,001 thì mình sẻ sửa Field Codes thành {MERGEFIELD field_name \# #,##0}.
Như vậy chúng ta đã biết cách thay đổi định dạng số trong Mail Merge cơ bản. Tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu những kiểu định dạng khác như ngày, phần trăm, thập phân.
Sử dụng công thức định dạng số Mail Merge
Bảng dưới đây là các công thức phổ biến để định dạng số trong Mail Merge. Bạn hãy sử dụng chúng một cách linh hoạt tùy theo mục tiêu của bạn nhé.
| Mục tiêu | Công thức | Hiển thị |
|---|---|---|
| Ngày / tháng / năm | \@ dd/MM/yyyy | 14/02/2021 |
| Ngày | \@ dd | 14 |
| Tháng | \@ MM | 02 |
| Năm | \@ yyyy | 2021 |
| Giờ và phút | \@ HH:mm | 17:30 |
| Giờ phút và giây | \@ HH:mm:ss | 17:30:15 |
| Số hàng nghìn | \# #,##0 | 500,001 |
| Số hàng nghìn có thập phân (3 số) | \# #,##0.000 | 500,000.789 |
| Tiền tệ Việt Nam | \# #,##0₫ | 500,001₫ |
| Tiền tệ đô la | \# $#,##0.00 | $500,000.79 |
| Phần trăm (có nhân 100 trong Excel) | \# 0% | 97% |
| Phần trăm (có nhân 100 trong Excel) có thập phân (2 số) | \# 0.00% | 96.69% |
| Phần trăm (không nhân 100 trong Excel) | {={MERGEFIELD field_name}*100 # 0%} | 97% |
| Phần trăm (không nhân 100 trong Excel) có thập phân (2 số) | {={MERGEFIELD field_name}*100 \# 0.00%} | 96.69% |
Nếu như bạn gặp lỗi với công thức Phần trăm (không nhân 100 trong Excel) thì tốt nhất bạn nên nhân 100 sẵn trong Excel rồi sử dụng công thức khác, miễn là chúng ta có được định dạng số đúng ý trên Mail Merge là được. Quay lại với ví dụ ban đầu, Lucid Gen sẽ chèn công thức định dạng số vào Field Codes cho toàn bộ trường thông tin như thế này.
Sử dụng định dạng số từ Excel
Cài đặt Confirm Data Source
Đối với máy tính Windows thì sau khi bạn chọn nguồn dữ liệu xong, ở hộp thoại Confirm Data Source bạn hãy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls).
Đối với máy tính macOS thì Mail Merge trong bộ Office cho MacBook sẽ mặc định tự động lấy định dạng số có sẵn trong Excel rồi.
Thêm dòng văn bản bên dưới tên trường
Nếu bạn gặp nhiều khó khăn với việc định dạng số trong Mail Merge bằng công thức thì bạn có thể vượt qua bằng cách này. Hãy chèn một dòng trắng ngay bên dưới dòng tên trường, sau đó điền một văn bản bất kỳ vào những cột số. Điều này làm cho Mail Merge nhận diện rằng đây là cột văn bản và nó sẽ lấy đúng định dạng như trên Excel.
Lời kết
Với những cách làm trên đây, Lucid Gen hy vọng rằng chúng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc với Mail Merge một cách thuận lợi. Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết này về kết quả hoặc thắc mắc của bạn. Chúc bạn thành công!
Những thông tin vô cùng hữu ích về cách định dạng số trong Mail Merge , cảm ơn bác Hiếu đã chia sẻ!
Cách nhanh nhất và đơn giản nhất, chính xác nhất để hiển thị đúng tất cả các định dạng Ngày và số từ Excell sang Word khi Merge là tạo được 1 ô Text bất kỳ trong cột bằng cách tạo chữ hoặc đánh dấu nháy đơn trong ô số để chuyển định dạng số sang Text mà vẫn áp dụng công thức được. Áo dụng nguyên tắc trên, ta chỉ cần tạo thêm 1 hàng số thứ tự của cột ngay dưới hàng nhãn tên trong Excell, các số thứ tự của cột ta đánh dấu nháy đơn phía trước để chuyển sang định dạng Text => Như vậy xem nhu trong tất cả các cột đều đã có ít nhất 1 ô định dạng Text thì tất cả các số khi hiển thị qua Merge vào Word đều auto đúng chính xác, số nào có dấu chấm phân cách hàng nghì, số nào có bao nhiêu số thập phân sau dấu phẩy đều không sai khác. Cách này đơn giản và nhanh hơn cách đổi mã Code trong các trường Merge.
Hi Nguyên, cách của bạn hữu ích trong trường hợp file Excel đó không dùng để tính toán các con số. Đây cũng là một giải pháp hay cho những bạn phải Mail Merge gấp rút nhưng chưa làm quen được với cách trên bài viết. Rất cảm ơn đóng góp của Nguyên.
Ban đầu mình cũng nghĩ vậy, chỉ đúng với các số liệu nhập tay, tuy nhiên mình đã thử và tính toán thoải mái như bảng tính bình thường và tất cả đều vẫn thể hiện đúng. Theo cách đánh số thứ tự cho tất cả các cột của bảng tính nhu trên thì bao trùm toàn bộ bảng tính số liệu của toàn cả bảng nên ko còn phải quan tâm đến bất kỳ định dạng nào của các ô thành viên trong bảng đó nữa. Kiểu như áo mưa trùm toàn bộ bên ngoài vậy. Ko tin bạn có thể áp dụng thử cho các ô có công thức và các loại định dạng bất kỳ ak. Mình cũng chỉ vừa phát hiện ra nguyên tắc này và áp dụng thành công, mất mấy năm mày mò lúc được lúc ko, ko được như ý. Nay tìm được mừng quá nên muốn chia sẻ cho nhiều bạn lúng túng bị lỗi như mình nên nhờ admin chia sẻ rộng rãi hộ để giúp những người khác lúc gặp khó. Cảm ơn admin nhiều nhiều!
Mình đã áp dụng thử rồi, với cách trên thì ko cần phải quan tâm đến bất kỳ định dạng nào và vẫn tính toán thoải mái như bình thường. Bạn áp dụng thử đi ak!
Với phương pháp chèn thêm 1 dòng số thứ tự của tất cả các cột với dạng Text nhờ đánh dấu nháy đơn phía trước số thứ tự của cột ngay dưới dòng nhãn tên thì bất kỳ định dạng hay công thức nào của các ô bên dưới đều sẽ được tính toán và hiển thị đúng như trong hiển thị của các ô Excell thành viên trong bảng. Nếu bạn thử áp dụng thành công thì nhờ admin chia sẻ hộ cách này giúp để nhiều người được biết và đỡ vất vả. Cám ơn admin nhiều!
Nếu như vậy thì quá tuyệt vời luôn đó Nguyên, mình sẽ test cách của bạn bổ sung vào bài viết cho mọi người có thêm hướng xử lý Mail Merge.
Rất cảm ơn chia sẻ nhiệt tình của Nguyên. Với các bài viết khác nếu Nguyên có kiến thức gì muốn chia sẻ thì cứ tự nhiên để lại bình luận nha.
Mình đã tách bình luận của Nguyên sang một topic bình luận mới. Nếu Nguyên có trả lời thì hãy trả lời trong topic bình luận của Nguyên để mọi người đọc được liền mạch nha, đừng trả lời vào bình luận của người khác vì tất cả bình luận của Nguyên sẽ nằm lung tung.
chào bạn, bạn có thể giúp mình rõ hơn chỗ tạo dòng dưới dòng nhãn tên (đánh số TT?) được k ạ, mình insert thông thường thì bị lỗi chỗ 4 số thập phân, trường chữ ok, còn dùng DDE Link thì các trường số OK hết nhưng các trường chữ thì bị bể font hết ạ.
Ngay bên dưới dòng tiêu đề, thì dòng dữ liệu đầu tiên bạn cho nó là chữ hết bằng cách điền dấu nháy phía trước.
mình làm số cccd nó k có hiện, chỉ hiện mỗi số 0 thôi, Nhũng số bắt đầu bằng số 0 nó sẽ bị vậy. làm s để khắc phục ạ
Mình nghĩ là bạn nên chọn trường đó với định dạng là text thay vì số.
chỉ dùm mình cách sửa lỗi khi chèn ngày tháng năm trong mail merge lại hiển thị : 2:00:00 AM với nhé. cảm ơn bạn
Cái nào do vừa mở file nguồn vừa làm file đích
Mình muốn định dạng số thập phân mà ô thì được ô thì ko được, mặc dù đã nhập đúng công thức, còn có lý do gì để bị sai như vậy không nhỉ?
Chào Dung, vậy kiểm tra lại trong file Excel xem các cột có đúng định dạng số không. Ngoài ra thì bạn xem ô nào định dạng thành công thì hãy copy code qua rồi thay tên lại.
Hiện em không thể chỉnh % trong excel qua merge ko biết tại sao ạ
Chào Như, em nên tạo một cột trong excel và nhân tỷ lệ đó cho 100, sau đó trong Mail Merge em hãy lấy cột đã nhân 100 thì sẽ dễ làm cho em hơn nhé!
Định dạng chỗ chứng minh thư đang là định dạng giờ thì chuyển bằng cách nào ạ?
Bạn chọn định dạng số thường không có thập phân nha.
Khi mình trộn số điện thoại sang Word, bị mất sô 0 đầu tiên. Giúp mình với. Cảm ơn bạn!
Trường hợp này đơn giản nhất là bạn điền sẵn số 0 vào trước chổ merge luôn.
cảm ơn bạn nhiều, đã cứu sống mình không phải thức khuya, mình bị kẹt đúng chỗ này
Hihi, tuyệt vời
bên file excel mình định dạng là TEXT nhưng khi trộn qua word thì dữ liệu trả về 0
Ừm, khi merge thì Word chỉ nhận value gốc, không nhận format đâu bạn nhé.
Mình dùng Mac và sử dụng mail merge trong hợp đồng lao động thì phần tiền lương lại hiển thị ######. Còn khi sử dụng mail merge trong phiếu lương nhân viên thì bị mất ký tự chữ cái ví dụ tên nhân viên: Nguyễn Văn A thì khi mail merge lại hiện ra Ng_ye_ V_n A. Bạn cho mình xin cách fix nhé. Cảm ơn Bạn.
Bạn dùng Office năm bao nhiêu? Nếu có thể bạn hãy nâng cấp lên các bản Office mới nhất. Mình nghĩ là bản Office của bạn thiếu hỗ trợ Unicode UTF8, mấy bản Office mới sẽ hỗ trợ.